彩色的使用成本是最为用户所担心的，总怕出现买得起用不起的状况。各厂商根据这样的情况，都相应地推出了各种控制使用成本的手段。

设置员工权限

各厂商推出的彩色数码复合机都带有记账功能，这项功能可以帮助用户降低或控制办公使用成本。用户可通过记账功能在设备上建立多个工作组或用户名，每个员工在进行彩色文件输出时都需要输入自己所在的工作组或用户名密码，由此记录各工作组或员工的使用情况，进行数量和费用的统计。同时，企业可通过设备对每人每月的打印、复印量按业务需要进行合理限制，超出限制数量后进行的操作将被禁止执行，避免了不必要或无节制的输出。比如柯尼卡美能达多功能数码复合机可以设置多达1000个部门的允许使用功能和输出纸张数；可以对每个部门复印、打印、传真和扫描功能的使用情况监控，与用户验证功能相结合；可对个人用户进行相同的功能限制设定。借助其详尽的部门及成本管理工具，不仅可以掌握各部门及人员的使用情况，更可提高全体员工的成本意识，削减经费支出，改善工作效率。另外，若要控制每天的彩色成本，还可以使用节粉模式等。

按印付费

如果管理不当，彩色打印和复印成本的确很难控制。打印机、复印机等设备的购买和安装很简单，因此采购时无需对其做太多的战略性思考。采购通常授权给个人或部门，因此许多公司会从不同的制造商那里购买各种打印和复印设备，而且这些设备胡乱放置，无法保证生成高质量的输出效果。资源有限的IT 团队必须对所有设备进行维护、更新和配置，并需要经常响应服务台的查询。更糟糕的是，这种完全不同的设备部署使IT人员很难跟踪使用模式和成本。

普通的打印成本占收入的1%到3%，包括直接和间接成本。直接成本来自硬件、耗材和最终用户操作支持，而间接成本包括耗材的采购和存储费用。另外，打印机的停机时间和用于耗材订购服务的时间也会降低生产效率。这种缺乏透明度的操作难以真正掌握打印成本。InfoTrends的分析表明，对于一个企业来说，最难以控制的潜在费用就是打印成本。75%的企业受管理不善的复印/打印环境影响，而当前的成本比他们应支付的成本要高10%到30%。

按印付费是一项能够帮助企业承担维护压力、控制成本的打印服务解决方案。按印付费就是根据用户使用机器的印量，厂商向用户收取服务费用。享受该服务的用户，厂商对机器运作所需零配件、墨粉、硒鼓等耗材、人工提供服务而不再另行收费。例如，单张标准费用为0．1元，而用户当月的净印量为1万张，则无论当月机器更换了多少零配件或耗材，用户应当交纳的费用只是1000元，不但省心省力，也降低了企业的使用成本。

以惠普平衡部署为例的潜在打印成本分析