| 出版日期：2002-03-25 总期号：460 本年期号：10 |
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小秘书帮大忙
宇飞打工日记2002之 宇飞 2002年3月20日 星期三 用王主任的话说，现在的事情越来越多了，想记的、想办的事情太多，单靠记忆实在是难为自己。于是冰雪儿打电话给我，说让我帮她想个办法，要不然她就要做头儿的秘书了。 我给冰雪儿推荐了“建硕小秘书”，这是一个办公管理类软件，可以从它的主页http//www．jianshuo．com/下载获得。这是一个完全开放的管理软件，从数据库字段、界面布局到报表样式都可以由用户全面自定义，利用小秘书软件，可以在一个统一的管理平台中高效地处理各种数据。 
图1 “小秘书”的主界面窗口 启动小秘书进入主界面窗口，整个界面分为左右两个部分，左侧是项目分组窗口，提供了个人信息、资料管理、休闲娱乐、财务管理、人事管理几个分组类别，每个分组下还有多个子项，比如在个人信息中提供有通讯录、备忘录等。另外，用户还可以根据自己的需要创建新的分组，并自行设计子项数据库，因而管理起来非常方便。右侧窗口可以进行浏览、查询数据等（如图1）。 用户管理 “小秘书”提供了用户权限管理功能，可以添加新用户，并授予该用户相应的操作权限。执行“工具/用户管理”命令打开“用户管理”对话框，单击［新建］按钮即可建立一个新的用户名称，然后再设置好此用户密码。完成后，可以在右侧的权限管理窗口的权限列表中，为此用户选择相应的权限，比如针对不同的数据库是否具有查看、新建、修改、删除、打开数据等多种权限，完成后，单击［保存］按钮（如图2）。 数据录入 
图2 设置用户权限 如果打算录入数据，可以使用数据新建功能。在主界面窗口中，单击“个人信息”中的［备忘录］按钮，此时会在右侧窗口中显示备忘录数据库中保存的信息，用鼠标右键单击备忘录数据库浏览区域，在打开的快捷菜单中选择“新建”命令，打开“备忘录”数据录入窗口（如图3），即可输入或修改信息。 
图3 数据录入窗口 此外，在小秘书的主界面中，用鼠标右键单击当前数据库中相应的记录，然后在鼠标快捷菜单中还可以选择删除命令，将当前记录进行删除、筛选、排序等操作。 数据筛选 利用筛选数据的功能，可以在数据表格中只显示符合条件的数据，而不显示不符合条件的数据，从而方便数据的查看以及打印出所需的报表。执行“编辑/筛选”命令，打开“筛选”对话框，首先选择筛选条件为省份，设置其值，单击［确定］按钮即可。 收藏夹的使用 小秘书提供了收藏夹管理功能，可以将当前设定的筛选条件、分组依据、排序方式以及显示字段等内容保存起来，以后可以通过收藏夹菜单快速恢复原来的这些设置。 比如在人事档案管理中，如果想提前一个月了解合同期即将结束的员工，可以先利用“筛选”功能，指定筛选条件“合同终止时间 大于 前30天”。然后执行“收藏夹/添加到收藏夹”目录，在打开的收藏夹对话框中，设置收藏夹名为“合同即将到期”，后单击［确定］按钮。今后直接选择“合同即将到期”这个收藏夹，就可以快速查看合同即将到期的员工。这个功能与IE的收藏夹功能类似。 OK，没想到“小秘书”有如此灵活的功能，令王主任拍案叫好。事后，冰雪儿打电话来说，头儿再也不找她帮助整理资料了＾＿＾。 此软件也可以在http：//www．ccidnet．com/soft/cce下载。 |
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