| 出版日期：2003-01-27 总期号：504 本年期号：04 |
|
 |
放假前该做些什么
《中国电脑教育报》杨浩 春节在即，大家也该收拾行装回家过年了。不过各位现代办公的Officer同仁们，有没有想过放假前该做些什么好让年假过完，能立刻、高效地重新投入工作中。好！就让我这同道中人，施展兵法，为大家献上几计。 办公技巧篇 第一计——备份模板 长期使用Office的朋友都习惯自己制作了一些模板、创建了一些宏命令和其他一些个性化的东西，这样可以直接在Word、PowerPoint里面调用，而不需要重新编辑格式。备份这些文件可以在归来后直接使用（即使系统损坏也不会受影响）是绝对必要的。 其实，在默认的情况下，宏命令是被存储在目录C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates\Normal.dot 文件中。假如电脑被多用户所使用，例如，添了一个名叫yang_hao的用户，你还要备份C:\Windows\profiles\yang_hao\Application Data\Microsoft\Templates\Normal.dot文件。将它们复制到备份的文件夹中就可以了！要恢复备份时，只要将备份的文件重新拷贝回原位置覆盖同名文件。如果你在Word使用过程中根据需要自创了一个模板，它们也被保存在上述两个目录中，但文件名是由你命名的模板名而确定的。将这些自创的模板文件（后缀名为.dot）同样备份！重装系统后，同样将备份文件拷回原文件夹。如果你在Word的“自动更正”功能中添加了许多词条，这些词条被存储在ACL文件中，告诉你一个简便方法，只要运用Windows的“查找”功能，查找后缀名为“ACL”的文件，将它们复制备份。重装系统后，将备份拷回原位置覆盖同名文件即可。 第二计——Outlook备份邮件 办公用户都习惯在自己的办公电脑上使用Outlook等邮件软件收发邮件，而Outlook默认的设置是从服务器上收到邮件后立刻删除掉邮件服务器上的邮件，也就是把邮件转到本地计算机上，但Outlook里的邮件被彻底删除后，就很难恢复。使用Micosoft的“个人文件夹备份”功能就可以很好的解决问题。 
图1 有备才能无患 下载地址是：http://office.microsoft.com/china/Downloads/2002/Pfbackup.aspx，下载后执行EXE程序安装即可。选择Outlook的［文件］→［备份］菜单，在弹出的对话框里单击[保存备份文件]按钮（如图1）。建议大家单击[选项]按钮，将备份文件“PST”文件保存的位置另外指定，因为默认的备份位置在C盘下面。 第三计——拒绝垃圾邮件 在你休假的日子里，很可能没有机会上网，而现在的网络状况是——垃圾邮件泛滥成灾，如果不及时清理，轻则无法接受其他邮件；重则邮箱报废，所以保护好邮箱也是临走前一件重要的事。 
图2 把垃圾信拒之门外 一般情况下我们使用邮件接收程序将邮件全部转入本机，硬盘总比邮箱的空间大，但如果要长期离开，可以使用一下“垃圾邮件过滤”程序。现在各大门户站的邮件服务功能，无论是收费还是免费邮箱几乎都提供该功能。以网易的免费邮箱为例，在进入邮箱后，单击右边的“垃圾邮件过滤”链接（其他邮件站点也应有类似的文字链接），然后根据提示输入拒收的邮件地址，单击[更新]就可以了。你可以在收到的垃圾邮件里单击“拒收”字样的链接来完成此功能（如图2）。 计算机安全篇 第一策——加密文件 在备份了文件以后，并不表示文件就安全了，别人还是可以任意打开你的资料。所以再献一策，加密资料。 其实最简单的方法是备份的同时压缩文件，而压缩的过程中就可以完成加密，以常用的压缩软件WinRAR为例，添加了要压缩的资料文件以后，在RAR中选择“高级”项，然后单击下面的[设置口令]按钮（如图3），输入解压的密码。在解压文件时，软件会提示需要输入密码（普通用户是无法解开密码的），这样既压缩了资料，节省了空间；又加密了文件，岂不一举两得（千万不要忘记自己设定的密码哟，否则麻烦便是自己找的）。 
图3 加密压缩一举两得 除了压缩加密，Office本身也自带加密的功能，就以最常用的Word为例，首先打开需要加密的文件，然后选择菜单“文件”、“另存为”在弹出的领存为对话框中，单击上面的[工具]按钮，在弹出菜单中选择“常规”选项，分别在“打开权限密码”和“修改权限密码”文本框中输入需设定的密码（这两种密码可以相同也可以不同）后，单击[确定]，按系统要求再次确认“打开权限密码”和“修改权限密码”。按[确定]退出“保存”选项卡，返回“另存为”对话框。再保存文件，加密就完成了（如图4）。 第二策——防范邮件病毒 以邮件为载体的病毒甚是麻烦，可苦了我们这些Officer了！我想你不愿意新年归来后的第一件事情就是大规模的清理病毒吧，那么做好邮件病毒的防护是应该的。 
图4 Office的加密大同小异 使用邮件程序收发邮件的朋友可以使用一些防毒软件自带的防邮件病毒功能，以“金山毒霸”为例，选择桌面［开始］→［程序］→［金山毒霸］→［邮件监控］在弹出的对话框中捆绑本机上的邮件收发程序就可以了（如图5）。其他的杀毒软件在使用时方法相当（市面上的大多数杀毒软件自带的防火墙都有此功能，如新版的KV3000、瑞星等等）。 不习惯使用邮件程序的用户，建议挑选一个好的电子邮箱，现在很多国内的E-mail服务站都提供邮件防毒功能，在网站接收到有毒邮件后，会自动帮你清除，像163.com的邮箱、163.net的邮箱，不过很多都是收费邮箱才有此功能，如果你实在找不到好的邮件服务站，建议你使用Microsoft的http://www.hotmail.com站，Microsoft是化了大力气在病毒防止上的，还专门利用了最新的邮件病毒防护程序。 
图5 邮件监控来值班 我的“计策”也抖落得差不多了，祝大家一路走好，赶上那班开往新年的希望列车。 |
||||||||||||||||||||||
