| 出版日期：2003-03-24 总期号：510 本年期号：10 |
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文秘人员的“秘密”武器
《中国电脑教育报》何须怨 为了跟上教育信息化的步伐，同时也是为了工作的便利，学校领导最近拨出了万余元的经费添置了PC机、打印机和扫描仪，还特地把我从原来的教师岗位调整到了学校的文秘人员岗位，专门负责学校的文字和打印工作。想到自己告别了粉笔灰，走进了办公室，心里还颇有几分欣喜。 可不久就发现自己还高兴得太早，文秘的工作原来如此不轻松：上午得给领导打印计划、总结、报告，下午一会儿是初一的测验试卷，一会儿又是初二的复习提纲……工作没完没了，而且这些工作还都不能出现差错，真是够累的。老这样下去也不行呀，我决定寻找一些方法为自己“减负”，几经努力，终于找到了两件“秘密”武器，使我的工作再也不用那么忙乱了，一起来看看吧。 “解放”双手 老师们打印的试卷、复习提纲都需要手工录入，然后用针式打印机打印成蜡纸，最后再去油印。那么能不能把试卷也当成图像来扫描呢？这样就省去了录入的麻烦。 说干就干，打开Word 2000，设置好页面。选择“插入/对象/Microsoft Photo Editor 3.0扫描”，在出现的扫描仪界面中，把分辨率调整为300，“原稿”设为“文档”，“扫描类型”设为“黑白二色”，输出目的设为“标准打印”。 扫描完毕后点击“Microsoft Photo Editor 3.0扫描”的文件菜单，选择“退出并返回Word”，把扫描后的画面大小调整好，打印出来就可以了。 小提示：如果您的Office是典型安装，需要重新安装Microsoft Photo Editor 3.0组件。 当然，这种方法只适用于那些比较干净的文件、试卷，如果试卷有污迹，将严重影响打印效果。怎么办呢？我依稀记得这台中晶3750i扫描仪搭配有“尚书六号”文字识别软件，于是找来光盘，给电脑装上了“尚书六号”。 打开“尚书六号”软件的说明文档，上面介绍它的识别率高达98%，果真如此吗？恰好手边有一张语文试卷需要打印，我决定亲自动手试试。打开“尚书六号”，在常用工具栏上选择“扫描”，在出现的扫描仪界面中，把分辨率调整为300，“原稿”设为“文档”，“扫描类型”设为“黑白二色”，输出目的设为“OCR文字识别”。现在扫描仪开始工作。 扫描工作完成后，我们还要把得到的扫描结果作一些处理：点击“查看/放大”命令，把图像调整到合适大小。如果画面上有斑点，可选择橡皮擦工具把它擦掉（当然也可以用它擦掉一些不需要识别的字符，如下划线）。如果画面倾斜，可用“倾斜校正”工具进行调整。接下来点击“设定识别区域”工具，在需要识别的文字上拖动，准确无误后点击常用工具栏的[识别]按钮。 这时“尚书六号”会生成一个文档，我们可以方便地在这里进行文稿校对：光标移到哪个字，文稿的下方就显示这个字在图像中的相应位置。如果识别的文字不正确，我们可以在文稿右边的个人词库里找到相应的符号和候选字，也可以删除后直接录入。 文稿校对完成后就可以把文字粘贴至Word或WPS中排版了，工作也就快完成了。以前我打印一张8开的试卷大约需要40分钟，而现在不到20分钟就可以搞定了，还真是节省了很多时间。 小提示：不同扫描仪的参数设置有可能不同，一些OCR软件可能不能直接导入扫描仪，可以先扫描并保存图像，再到OCR软件中打开。类似软件：清华紫光OCR V7.5（http://www.skycn.com/soft/6564.html）、IBM Home Page OCR（http://soft.km169.net/soft/html/1435.htm）。 “解放”双眼 “尚书六号”的识别率毕竟只有98%，当然即便是亲自录入，我们也做不到100%的正确，于是每次录入一篇文档，都需要认真校对。文字校对十分辛苦：眼睛既要看文档原稿，又要盯住屏幕。遇到重要的文件还得请一人读原稿，自己看屏幕修改。能不能让电脑读出文档，自己看原稿进行修改呢？在网上搜索了几个小时，终于找到了一款不错的语音阅读软件——Read2u（http://www.skycn.com/soft/ 3100.html）。 Read2U是一款免费软件，大小为4.44MB，下载安装后双击书本式的图标即可出现它的界面。右击鼠标出现快捷菜单，选择合适的方式让Read2U来阅读文件，Read2U目前支持的文本格式有TXT、GB、RTF、HTM、WPS，对于不支持的格式，我们可以利用“粘贴”操作来实现。 与一般的阅读软件不同，Read2U可以与音乐完美结合，在朗读文章时可以播放您所喜欢的音乐或歌曲。还可以调节阅读的音量、频率、每个字的读音、每个读音的长度等等，大家尽可在安装这个软件后按照帮助进行相应的设置。 小提示：类似软件还有：文本朗读精灵（Smart Read）V0.10（http://www.skycn.com/soft/8554.html）、白浪语音板 V0.3.6（http://www.skycn.com/soft/3088.html）。 有了OCR、Read2u这两件武器，我的工作轻松了许多，领导还常称赞我的工作“质量好、效率高”呢。 |
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