| 出版日期：2003-06-30 总期号：524 本年期号：24 |
|
 |
潇洒管理毕业生档案
《中国电脑教育报》王向春、温传伟 因为特殊需要，最近和几个同学回母校查询初中时期的档案。因毕业时间较长，费了好长时间才找到我们的档案，看到档案管理老师忙碌的身影，当时我就想，如果能给毕业生建立电子档案，查询起来多么方便啊！回到单位后，我立即到网上查找这方面的软件，经过试用，最后选中了“毕业生管理系统”。 毕业生管理系统是一款共享软件，最新版本为5.0，适用于微软Windows操作系统的所有版本，下载网址http://www.axiong.com/xinzhan/list.asp?id=1548。这是一套通用性很强的毕业生管理系统，提供了完备的毕业生档案管理功能和强大的数据库维护功能，可确保数据安全；所有数据都可以输出为网页形式，方便在网上发布。同大多数软件一样，该软件也具有菜单栏和工具栏，并设计有独特的“控制中心”，分类列出了各种常用命令，直接利用这些命令，就可以完成大部分管理任务（软件主界面如图1所示）。 
图1 1． 数据设置 “系统设置”是不可缺少的。单击“控制中心”的“系统设置”命令，打开“系统参数设置”对话框，在此可以设置“用户信息”，或进行“参数设置”、“纸张设置”等。 软件对用户分为三类：超级用户、普通用户、只读查询员。超级用户可以进行各项操作；普通用户可以浏览数据，以及更改自己的密码；而只读查询员只能浏览人员的基本情况，但是看不见人员的姓名。上述用户级别和权限是通过“用户设置”来完成的。 在类别设置中，需要完成：民族档案、政治面貌、毕业学校、所学专业、文化程度、外语语种、学生类别等设置。只有完成了上面的设置，才能进行下面的工作。 2． 档案管理 毕业生档案的建立与浏览，都在一个窗口中进行。单击“毕业生档案浏览”，打开“毕业生信息记录表”窗口（如图2所示），毕业生档案管理中所用到的各方面信息，在这里都能体现出来。这里是整个软件应用的关键，不仅记录学生在校的情况，还能跟踪记录学生毕业后的情况，如工作经历、奖罚记录、职称评定等。 在此窗口中可以根据查询条件进行分类显示，还能进行数据统计。单击[数据统计]按钮，可打开一个“数据分析与统计”窗口，根据列表框中列出的“统计条件”。可以对相关类别进行统计，统计结果可以列表和图形两种形式保存成文件，还可以将统计结果生成网页形式保存。 
图2 软件还具有良好的查询功能。单击“毕业生档案查询”，打开“毕业生资料综合查询”窗口，软件提供了丰富的查询条件，满足多种查询要求。 如果需要将档案资料输出，可以利用“档案资料输出”向导完成，软件提供了Word、Excel及Web页三种输出类型，特别是网页形式的输出，很方便在网络上进行发布。 3． 数据库维护 该软件具有强大的数据维护功能，不仅能方便地对数据库进行备份和恢复，还具有“数据库压缩”功能，如果数据库过于庞大，可利用此功能对数据库进行压缩。软件还具有独特的“数据库修复”能力，能对轻微程度损坏的数据库进行修复。 |
||||||||||||||||||||||
