| 出版日期：2004-11-01 总期号：592 本年期号：42 |
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快速完成新生录取工作
广东吴川市川西中学 高志华 今年我镇初一新生录取工作采取了电脑派位的办法，即把学生的基本情况（准考证号、姓名、各科成绩、毕业学校、家庭地址、联系电话等）都输入到Excel中，准备使用随机的方法把考生分配好。根据分配的思想，我们要做的工作有： 1． 要根据学校录取的人数把考生准考证号随机分下去 由于第一次采用随机派位的方法，还没有专门的分配软件。怎样才能实现随机产生准考证号码呢？由于准考证号是连续的，我想到了Excel的RAND函数，用它来产生随机的准考证号。 
图1 随机产生准考证号 按图1输入第1行文字和A列的序号。因为准考号是从0001号到3846号，所以B2单元格的公式是“=INT(RAND()(3846-1))+1”，使用填充柄向下拖拉即可以得到随机出现的准考证号码。我们要把分配的结果保存起来，因为随机函数每次打开文件都会变的。保存办法：把Sheet1的全部内容复制，使用“编辑/选择性粘贴”，选择只粘贴数值到Sheet2中。这样，随机分配准考证号的结果就保存在Sheet2中，各学校根据学位个数按顺序取考生准考证号码就可以了。最后，把每个学校分到的学生准考证号都分别保存成为一个新的Excel文件。 2． 各学校根据分到的准考证号录取学生，在学生情况总表中把该校的学生资料取出 各学校拿到考生的准考证号了，怎样才能从总表中取出所需的考生资料呢？按准考证号一个一个查找再复制、粘贴？如果这样把3000多名考生资料分开，实在是很麻烦。可不可以批量查询呢？即根据这些准考证号一次就找出这些准考证号所对应的资料。查询是Access的强项，我们可以通过Access来实现批量查询。下面以取一个学校的考生资料为例进行说明（假设学生情况总表文件为：基本情况.xls，川西中学分到的学生准考证号文件为：川西中学录取考生.xls）。 （1）导入数据：打开Access，新建一个数据库，使用“文件/获取外部数据/导入”命令把“基本情况.xls和川西中学录取考生.xls”都导入到数据库的表中（按提示操作，注意去除表头栏），并分别命名为“基本情况”和“川西中学录取考生”。 （2）设置查询：点击数据库DB1对象的〔查询〕按钮，再选择“在设计视图中创建查询”，将川西中学录取考生和基本情况表添加到选择查询里（如图2），将川西中学录取考生中的准考证字段拖到基本情况里，即把这两个表建立了关联。把基本情况表中的所有字段都拖到查询属性里（如图3），保存好这个查询（假设命名为“川西中学考生情况查询”），双击此查询，即可以看到需要的内容。为了方便打印，可以使用“文件/导出”命令保存为Excel文件，以后排版打印就非常方便了。 
图2 设置查询 
图3 设置查询属性 |
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