出版日期：2001-05-14　总期号：1019　本年期号：34

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升级到Office XP的12个理由 艾文 　　Office XP的推出，其意义绝不仅仅是版本的升级这么简单。它通过更加智能化的工作方式，带给我们一个全新的体验（包括个人体验、团队体验、企业体验三种方式），从而重新定义了用户、软件和Internet之间的关系。也许有人会问：我们现在使用Office 98/2000已经足够了，还有必要再升级到Office XP吗？ 　　个人的体验：更智能的工作方式 　　从Word 2002、Excel 2002、PowerPoint 2002，到Outlook 2002、Frontpage 2002、Access 2002，甚至是Publisher 2002（即：Office XP的七大功能模块），Office XP提供了更多的工具和更大的支配空间，保证我们所做的工作不会丢失。 　　理由1：“智能标记”方便获取信息 　　我们在使用Office XP时，“智能标记”将对一些重要操作做出提醒，方便我们随时随地获得所需要的信息。例如，选择粘贴信息的格式、更改公式中的错误，或者为项目符号列表、大小写字母开头、分数等操作选择“自动更正”选项，我们都能发现它的影子。 　　除具有基本的功能之外，我们还可以扩充为特定的“智能标记”功能，以方便自己的使用。 　　理由2:“任务窗格”简化操作 　　在Office XP的“视图”选项中新增加了一个“任务窗格”功能。通过“任务窗格”，相关的功能只需单击即可实现。与Office 2000中的12个通用剪贴板相比，Office XP将剪贴板增加到了24个，方便我们能够更快地查找文件，更简便地设置内容的格式，从而更加得心应手地工作。 　　理由3：轻松访问Web 　　通过Office XP中类似浏览器的界面，我们可直观地从Web页选择表格，然后导入到Excel中获得最新的数据，或者从Web页中复制数据并创建可刷新的查询。此外，在Access中也引入了表格、查询、存储过程、函数、窗体的数据透视表和数据透视图动态视图，我们可更快地分析数据、建立高级数据透视表和数据透视图视图解决方案。 　　理由4：创建专业水准的文档 　　通过增强的格式设置、编辑和输入功能，甚至还可以通过语音识别技术来选择选单、工具栏、对话框和“任务表格”，来创建具有专业水准的文档。Office XP程序之间的高度集成，使信息更易于集中、组织，从而可以创建更加个性化的文档。 　　理由5：自动保存文档 　　通过“文档恢复”功能，我们可以在应用程序停止响应时自动保存当前文档、电子表格或演示文稿，以确保所有所做的工作都不会丢失，也可以通过Word、PowerPoint和Excel中的“自动恢复”功能在指定的时刻自动保存文档。 　　团队的体验：更有效的协作能力 　　Office XP将交流工具（例如MSN Hotmail和MSN Messenger Service）与用户的日历和联系人信息放到了一起，并允许用一个名为SharePoint Team Services的预置Web站点有效地管理工作组项目和活动。 　　理由6：“发送审阅”简化写作过程 　　文档作者可使用“发送审阅”将一篇文档（Word、Excel和PowerPoint）中来自多个审阅者的修订（例如插入、删除、格式更改和批注）收集并组合起来，从而简化了写作过程。 　　理由7：集成的邮件功能 　　使用最新的Outlook，我们可以在一个视图中对多个账户进行访问、发送和接收电子邮件，并在视图中用MSN Messenger Service发送和接收即时消息。 　　理由8：“SharePoint Team Services”协同作业 　　通过与“SharePoint Team Services”的集成，我们可以在Office XP应用程序和工作组Web站点之间无障碍地共享信息。同时，团队中的其它成员之间无论身在何处，都可以向Web站点提供内容、将文档上载到文档库以及参与到讨论和调查中，从而达到协同作业的目的。 　　当我们在文档里输入一个名字时，“智能标记”就能马上显示出有关该名字的各种信息。 　　理由9：改进的日历、日程和提醒功能 　　一个统一的“提醒”窗口就可以帮助我们有效地管理所有的约会或任务提醒。例如，如果我们收到了一个无法参加的会议邀请之后，可迅速查看其他被邀请参加人员的日程并在答复中建议新的会议时间，甚至可以为工作组或经常会见的人创建小组日程，这样就可以查看他们的日历，从而很容易地安排会议。 　　企业的体验：更灵巧的解决方案 　　企业用户可以通过Office XP的平台和工具（例如，扩展的“智能标记”和XML）来创建针对自己商务需求的解决方案，也可以通过简单的自定义和维护桌面配置来简化配置过程。 　　理由10：创建特定的商务方案 　　企业内的IT专业人员和开发人员可以开发可自定义的“智能标记”，使内、外部数据只需单击就可以集成到Office应用程序中，也可使用XML在Office、行业应用程序和Web之间进行数据交换，并根据自己的商务需求创建特定的解决方案。 　　理由11：简化配置和控制过程 　　Office XP通过确保全部文件格式的兼容性、提供集中的方式配置和管理桌面配置来达到简化配置的目的。例如，在“自定义安装向导”功能中提供了改进的Outlook自定义、安全配置、用户设置、禁用的“从源运行”和“按需安装”以及真正的应用程序的禁用等功能，来实现其控制能力。 　　理由12：具备可靠性和安全性 　　Office XP新增的“文档恢复”功能，能够帮助我们在误操作时自动进行实时备份。而IT专业人员还可以用新的“Office XP应用程序错误报告”工具自动追踪用户应用程序系统错误，以便能迅速识别最常见的问题并自动解决，或者与“Microsoft产品支持服务”协同解决。此外，Office XP还为IT专业人员提供了全新的抗病毒工具，使他们控制用户桌面的安全设置，从而帮助用户免受病毒侵袭。