| 出版日期：2001-06-11 总期号：1027 本年期号：42 |
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Excel 2000的自动功能
王杰 Excel是大家喜欢使用的电子表格处理软件，在此笔者谈谈使用Excel 2000自动功能的体会。 自动调整字号 在使用Excel 2000编辑文件时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的字符数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中的数据都显示在屏幕上，就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。我们可以让Excel自动完成该项工作。 新建或打开一个工作簿，并选中需要Excel根据单元格的宽度自动调整字号的单元格区域。单击“格式”→“单元格”→“对齐”选项卡，在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框（如图1）。单击“确定”按钮。 这之后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度，Excel能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元格中。如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。这就是说，字号的增大以原设置的字号为限。 另外，如果要在某些单元格中实现文本的自动换行，则应选中这些单元格后，在图1中选中“自动换行”复选框，这样在这些单元格中Excel能根据列的宽度和文本内容的长度自动换行。 
图1 自动切换输入法 当你使用Excel 2000编辑文件时，在一张工作表中通常是既有汉字，又有字母和数字，于是对于不同的单元格，需要不断地切换中英文输入方式，这不仅降低了编辑效率，而且有时让人烦不胜烦。在此，笔者介绍一种方法，让你在Excel 2000中对不同类型的单元格，实现输入法的自动切换。 新建或打开需要进行编辑的工作簿，在当前工作表中，选择需要输入汉字的单元格区域，单击“数据”→“有效性”→“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表框中选择“打开”，单击“确定”按钮（如图2）。 选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据”→“有效性”→“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表框中选择“关闭（英文模式）”，单击“确定”按钮。 
图2 之后，当插入点处于不同的单元格时，Excel 2000能够根据我们进行的设置，自动在中英文输入法间进行切换。就是说，当插入点处于刚才我们设置为输入汉字的单元格时，系统自动切换到中文输入状态，当插入点处于刚才我们设置为输入数字或字母的单元格时，系统自动关闭中文输入法。 自动定位小数位 假如你有一大批诸如0.07之类小于1的数字要录入到Excel工作表中，则在录入前先进行下面的设置，将会使你的输入速度成倍提高。 单击“工具”→“选项”→“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选框，在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数。在此，我们键入“2”（如图3）。单击“确定”按钮。 
图3 现在，在工作表的某单元格中键入“9”，则在你按了回车键之后，该单元格的数字自动变为“0.09”。方便多了吧！此时如果你在单元格中键入的是“8972”，则在你结束输入之后，该单元格中的数字自动变为“89.72”。 另外，如果你在“位数”框中输入一个负数，比如“-2”，则Excel将在输入的数字后自动添上两个“0”。如果要暂时取消在“自动设置小数点”功能中设置的选项，可以在输入的数据中自带小数点。利用Excel的“自动设置小数点”的功能，对于大量带有固定小数位的数字，或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字的输入，将大大提高编辑速度。 自动填充 填充柄是位于选定区域角上的小黑块，将鼠标指向填充柄时，鼠标的形状变为黑十字。拖动填充柄可以将内容复制到相邻单元格中，或填充日期系列。这是Excel提供的一个方便的自动填充功能。但是如果你的拖曳自动填充功能突然不可用了，则请按下述步骤将自动填充功能找回来。 
图4 单击“工具”→“选项”→“编辑”选项卡，选中“单元格拖放功能”复选框（如图4）。在选中该复选框后，就可以通过鼠标拖曳的方式进行单元格移动和复制，并能够通过拖曳填充柄来复制数据或在相邻单元格中填充数据序列了。单击“确定”按钮。 |
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