| 出版日期：2001-10-22 总期号：1065 本年期号：80 |
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OA成功案例推荐
企业如何实施OA？OA系统如何与现有系统相结合？实施OA时如何制定业务需求？如何与手工处理衔接？实施OA需要付出什么？能够带来什么？看看上海外理公司、济南市政府、宁夏石化、齐鲁石化的案例，可以略知一二。 案例一 统一复杂环境 ——上海外理公司办公自动化建设 中国外轮理货总公司上海分公司是为航行国际航线船舶和国外进出口货物服务的理货机构，是国内同行业规模最大的理货单位之一，现有职工1100余人。公司下属机构有8个驻港理货办事处、4个装拆箱理货办事处、6个郊县理货站，6个外省办事处。 
上海外轮理货公司OA系统功能模块图 中国外轮理货总公司上海分公司业务范围广，公司下属机构多，分布在上海各城区、市郊及外省。地理上的分散给公司的日常管理造成许多不便，公司的业务数据分析处理工作长期处于繁杂重复、信息滞后的状态，一定程度地影响了公司领导的经营决策速度。为此，公司领导意识到，必须加大科技投入，导入OA系统，搞好企业内部的信息化建设。通过分析，发现企业需要解决如下问题：（1）需要日常办公的无纸化和协同办公；（2）希望实现电子化的文档管理，按权限进行查询和使用，并提供方便的查询手段；（3）需要实现各种工作流程处理的自动化，并对处理过程实行监控；（4）利用OA满足远程办公和移动办公的需要；（5）外理公司的业务系统与OA系统相结合；（6）在OA系统中实现内、外部邮件的整合；（7）解决不同版本的Lotus Domino之间并存的问题。 为了充分利用现有网络资源，提高公司办公效率，降低管理成本，实现各部门、各岗位、各员工的协同工作，快速有效地处理公司内部的各种工作，同时对企业的各种办公文档进行有效的管理监控，实现公司协同办公的目标，公司决定选用《合强OA办公自动化软件系统》。该系统于 2001年5月投入运行，运用合强OA的工作流管理、协同办公能力及知识管理功能，率先在同行业推行办公自动化。 在经过合强软件机构与中国外轮理货总公司上海分公司多方研究，确认合强OA 基本满足该企业要求，并制定如下主要技术实施方案： 实现远程办公和移动办公 由于外理公司上海分公司在上海周边地区设立了12个办事处，所有的办事处每天都需要和总公司进行数据传输，包括内部邮件、日常工作、报表上传等非常重要的工作。同时由于条件所限，办事处只能通过拨号的形式建立到外理上海分公司的连接。在上海分公司安装OA系统之后，如何解决这个问题便成了当务之急。经过仔细的分析、研究，并在征求了外理公司技术人员的意见之后，合强采取了以下措施： （1）每个办事处限于一至两台计算机参与OA系统，即允许这些计算机与服务器建立连接； （2）在上海分公司设立专用的拨号服务器，设置Modem池，考虑到同一时间连上服务器的计算机数量有限，利用四条专用电话线路进行连接； （3）考虑到拨号的速度比较慢，在各个办事处的计算机上建立OA系统本地副本，充分利用OA系统的优势，在各个办事处基本实现本地办公，在办事处将文件和数据进行处理，然后通过拨号到服务器处理好的数据传到服务器上，这时OA系统会自动进行差量复制，此种方式大大节省了实时连接所需的时间，并且解决了线路拥挤和连接速度较慢的问题。 在实施远程办公之后，各办事处与总部的联系变得更加密切，数据传输的安全性、可靠性都有了更好的保证。 业务系统与OA结合 外理公司的性质决定了OA系统必然要反映业务系统中所生成的报表。外理公司的业务系统是基于关系型数据库的，而且通过业务系统处理了大量的相关数据，这些数据最终要通过OA系统平台反映到领导以及决策层的桌面上，从而达到辅助决策以及管理、监控的目的。 （1）由于原有的业务系统基于关系型数据库，系统实时处理大量数据能力和数据计算能力正是其优势所在，因此原始数据的处理过程仍由业务系统完成，OA只是需要利用到数据处理之后所产生的最终结果； （2）充分利用OA系统的通讯平台优势，通过合强OA的通用接口，将业务系统处理的数据结果传送到OA当中，然后生成报表； （3）在实施工作完成之后，相关部门或领导在需要查询各个时期的报表时，只需选择该时期的报表，统计结果会自动地传到个人的工作桌面上，从而方便领导查询并提供辅助决策； （4）统计出来的数据仍然显得不够直观，因此在实施过程中，合强又另外增加了自动生成智能化图形统计的功能。这样，在查看报表时，数据之间的关系变得更加清晰，数据增长和减少的比例以及各种形式的比较结果一目了然。 R4.6和R5并存 外轮理货公司现有一个R4.6 Domino服务器，主要用于和上级单位通过电子邮件进行通信。 但是在混合的 R4/R5环境中，用户不能在 R4 服务器和 R5 服务器上同时存在 R5 邮件文件，这是因为 R5 邮件模板无法在 R4 服务器上正常工作。如果有带邮件文件的混合环境，则应对邮件文件使用 R4 设计，或者将用户的邮件文件只放到 R4 服务器（使用 R4 设计）或只放到 R5 服务器（使用 R5 设计），而不要使用混合版本。也就是说，不能既使用R5邮件又使用R4.6版本的邮件。 考虑到总局的版本不会更新，公司内部的客户端又需要使用同一种版本的实际情况，合强提出以下两种解决方案： （1）将以前用户的邮件文件仍然存放在R4服务器上，客户端使用新的版本R5。R5 Notes 客户机程序构造 MIME 消息并通过 R4 Domino 服务器（用户邮件服务器是 R4）发送消息，R5 客户机程序将 MIME 消息转换为 Notes 格式并将它传送到 Domino 服务器。如果适当地改动其配置文件中的一些参数，R5 客户机程序添加包含初始 MIME 的附件到 Notes 格式消息。也就是说，直接在R5客户机上使用R4的邮件，这样所有发送和接收的邮件格式仍然是R4的格式，这样做并不会发生任何的冲突。 （2）服务器和客户端公司内部全部使用R5的版本。利用R5与R4的服务器之间发生复制。当 R5 服务器将含有 MIME 内容的数据库复制到 R4 服务器上时，所有含有MIME消息格式（R5消息格式）的邮件会转变成Notes格式（R4消息格式）。例如：一个邮件文件位于 R4 和 R5 服务器上，它在 R5 服务器的数据库中含有 MIME 消息，则 Domino 将所有 MIME 转换为 Notes 格式。这样从R5客户机发送的邮件也可以路由到总局的邮件服务器上，总局可以正常接收和发送邮件。 整合内部和外部邮件 合强OA系统已经为外理公司提供了一套强大的电子邮件系统，该邮件系统是基于内部局域网的电子邮件。但是在实施OA系统之前，外理公司的实际情况是部分人员已经拥有在Internet上注册的电子邮箱，并且已经建立了邮件服务器。由于统一采用了OA作为办公平台，因此需要将员工的内部邮件和Internet整合。 合强在外理公司的配合下，建立了OA系统和外部邮件服务器的路由，这样就实现了内部OA服务器和外部的邮件服务器的连通。 （1）由OA服务器来路由内部邮件用户发送的邮件消息，发送到外部的邮件消息通过OA服务器进行转发。 （2）在OA服务器建立外部邮件的复本（由外部邮件服务器自动复制到OA服务器上）。 （3）内部邮件用户之间发送邮件消息完全通过OA服务器路由。 通过以上的几点设置，就实现了利用OA系统提供的电子邮箱接收和发送内、外部的邮件，从而实现了内、外部邮件的整合。 这次上海外理OA系统主要实施了行政办公、辅助管理、企业集成、公共信息、系统管理等五大系统。（骆伟钦、陆磊） 案例二 提高政府办事效率 ——浪潮齐鲁办公自动化系统在济南市政府成功应用 为进一步推进全市政府系统的办公自动化和政务管理现代化建设，不断提高政府机关整体办公效能，济南市人民政府实施了浪潮齐鲁软件开发的办公自动化系统。该系统包括领导办公、收文管理、发文管理、督查管理、信息刊物出版管理、会议管理、领导活动安排、接待管理、市长信箱及公开电话、值班报告、档案管理、远程单位办公系统等功能模块。 8大特点结合实际 该系统实现了网间互联、信息资源共享，实现了上下级单位、同级单位和单位内部各种信息的上通下达，可以与其它单位的同构或异构办公系统联接，构建广域办公系统。它具有以下特点： 系统的运行环境可大可小 可以是Lotus Domino/ Notes、Lotus Domino/Notes+Web、Lotus Domino/Notes+ 关系型数据库、Lotus Domino/Notes + 关系型数据库+Web。系统功能模块也可以自由组合、拆分和增补。 强大的系统内外引擎 内部接口实现系统内的数据交换；外部接口实现与其它单位的数据交换；系统内核负责系统内各模块间及与其它系统的数据交换。 集成的应用环境 系统的应用环境为Microsoft Word、Adobe Acrobat PDF、S2格式文件、手写输入、扫描输入。 严谨的安全保密机制 充分利用Lotus Notes的先进的安全控制机制，访问权限基于信息而不是基于资源，权限控制层次化、颗粒化，重要内容细化到字段级；文件在办理过程中只有相关人员能够看到并进行修改，并真正记录下其修改痕迹；办结和下发的文件内容不可更改。 符合应用实际的流程设计 以经办人为文件流转枢纽，由经办人决定文件的流向；经办人根据办公实际自己配置自己的流程。 PDF格式文件手签阅批 满足领导同志办公需求，无需改变领导原有办公风格；电子文档和纸质文件兼顾。 务实的移动办公 数据传输量小；利用Lotus Notes的复制技术，实现真正的离线办公。 可扩展性和开放性 可以不改变Lotus Domino/ Notes R5本身提供的功能以适应邮件统一加密和系统平台的升级；能够适应用户业务扩展的需要；提供与其他系统的接口。 12模块满足需求 领导办公模块 让领导同志以PDF格式、手写方式签批文件。 收文管理模块 实现收文的登记、拟办、批示、传阅、转办、承办、归档等处理。 发文管理模块 实现发文的拟稿、会签、审核、签发、下发、归档等处理。 督查管理模块 实现会议、文件、批件、建议提案的督查管理，并具有登记、拟办、批示、转办、催办、重办、反馈、检索、统计等功能。 信息刊物出版管理模块 实现信息接收、筛选、编辑、审核、签发、上报、内发、下发。 会议管理模块 实现会议通知的管理，具有登记起草、审批、下发、回执、检索、统计等功能。 领导活动安排模块 汇总各领导的下周活动安排，并送领导审批，定稿后送有关领导和职能部门参阅。 接待管理模块 实现接待的登记、审批、接待通知的下发，提供催办、改发、收回等流转监控功能。 市长信箱及公开电话模块 将群众反映的情况以急办件或摘报的形式提交领导和有关部门处理，实现摘报的整理、批示、办理、催办、反馈和急办件的办理、催办、反馈，具有检索和办理情况统计功能。 
济南市政府OA系统的功能模块关系图 值班报告模块 实现值班报告的登记、送阅、批示、办理、反馈，提供查询和统计功能。 档案管理模块 按照档案管理标准实现对办理完毕的公文和除公文档案以外的其它各种归档文件（例如科技档案等）的管理功能。 远程办公模块 让远程单位以局域网或拨号方式与服务器连接。 案例三 让企业变得高效灵活 ——SuperOA.iMatrix全球办公系统在宁夏石化公司的应用览 中国石油天然气股份有限公司宁夏石化分公司是全国最大的百万吨尿素生产企业之一，公司拥有两套大化肥装置，总资产29.1亿元，员工1333人。 1999年，公司信息中心和北京三维天地计算机技术开发有限公司紧密合作，在公司范围内实施了以三维天地SuperOA.iMatrix办公自动化系统为蓝本的宁夏石化办公自动化工程，取得了显著的效果。该系统基于Lotus Notes平台，利用它的电子邮件系统、多媒体文档管理数据库、多级别安全机制、内置的工作流开发环境、与Internet无缝集成、双向复制同步和对移动办公的支持等先进技术，为公司实现从文件管理到知识管理的跨越奠定了坚实的基础。 本系统采用模块化、面向对象式设计，以电子邮件和网络协议为基础，以工作流应用和非工作流应用为分类，以各部门的业务流程和彼此的联系为主线。 按信息的流动层次分，可以分为协议层、管理层、内部信息处理层和信息发布共享层。协议层是整个系统的信息基础设施，完成信息的路由和存储；管理层控制信息的共享和用户的权限；内部信息处理层完成各办公单位自身内部的事务处理，形成内部信息和外部共享信息，并通过共享信息层将共享信息发布出去；信息发布共享层完成资源的共享。 
宁夏石化OA系统功能模块图 按模块所体现的管理职能划分，可以分为公共信息子系统、行政办公子系统、党群工作子系统、生产技术子系统，企业经营子系统、基本建设子系统、仪器设备管理子系统。 在实施办公自动化工程之前，公司的公文收发和报表传递都依靠手工进行，效率低下，且信息的利用率不高。 现在，各职能用户根据权限分别使用相应的管理功能，将行政办公、基本建设、设备管理、企业经营、知识资源等各类文件、报表、知识纳入集中统一的管理体系中，这些资源既可以高度共享，又可以设定权限进行预定范围的共享。由于系统提供了较为灵活的文件格式自定义功能，用户可以随时增加要管理的文件资料，并对文件进行自由分类映射、全文索引、模糊搜索、邮件发送、信息发布等操作，大大地提高了企业的信息利用水平。 1999年下半年，公司进行了企业重组，由于采用了灵活的可视化工作流方案，只需要将原有的流程图提取出来而不必修改源程序，就能够适应企业重组带来的管理上的变化。由于系统的各模块不是按照具体的科室单位划分信息单元，而是按照管理职能分工的不同来设置模块，所以，只需进行简单的重新设置就可以迅速适应这种人事、职能的变更，系统又通过格式定义功能让使用者自己定义办公管理的广度、深度。文件格式可以和工作流程进行预定捆绑，并可以设置编辑权限和创建权限，体现了系统的灵活性和伸缩性。 目前，宁夏石化分公司各行政处室、专业科室都使用了SuperOA系统进行办公管理，大大提高了办公的效率和信息利用水平，使公司办公管理水平迈上了一个新台阶。(马超龙) 案例四 三位一体集成信息 ——齐鲁石化成功实施OA系统 近几年来，作为国家特大型联合企业的齐鲁石化公司，按照国家“三改一加强”的总体发展思路，不断加快建立现代企业制度步伐，兼并淄博两厂，推进股份改制，实施技术改造。OA系统就是齐鲁石化信息化的重要工程。经过对不同厂商OA产品及其技术、管理实力的比较，慧点科技Indi Office OA系统以优势胜出。 慧点科技为齐鲁石化公司提出的解决方案主要包括企业信息门户（EIP）、OA环境和办公小助手（Indi·Assistant）三个部分。用户最先访问的是EIP，用户在EIP中可以根据自己的需求和岗位权限浏览到相应的企业内外部的信息；用户可以通过OA系统入口进入OA系统处理相关的业务，可以通过综合信息查询模块实现其他业务系统的查询；办公助手在开机时自动开启，做到及时的提醒和交流。 企业信息门户 企业信息门户根据发布信息的内容，主要分为公司级信息发布、部门级信息发布和个人制定页面三个层次。公司级信息发布平台是整个齐鲁石化OA系统的入口，用户不需要进行操作即可阅览其中的信息。部门信息发布的主页面，对于不同的部门，其页面的风格不同，可以由系统管理员进行设置。部门信息发布平台的主要功能包括部门动态、部门公告、部门级的电子书库、政策法规等栏目。每个用户可以对自己的个人主页中显示的栏目内容、栏目在页面中的位置以及页面的色调进行调整，个人主页充分体现了企业信息门户中个性化服务的特征。 由于整个系统采用了“组件+框架”的技术，用户可以灵活方便地根据自身业务需求向企业信息门户中添加新的应用模块。在该解决方案中，慧点科技提供了讨论区/BBS类型、新闻/公告类型、电子期刊/电子书库三种模块供选择。 OA环境 慧点科技的OA环境主要特点包括：系统的用户使用完全基于浏览器，不用安装Notes客户端；Internet用户界面，符合日常操作习惯；方便灵活的公文流转定制功能，适应公司组织机构调整的需要；工程化的设计，符合框架+组件的设计策略，以便增加模块或系统升级时快速完成工作；各个功能模块完全组件化，提供Sm_IO_2001接口标准；100%基于浏览器进行部署、管理和使用；系统功能对用户和管理员是透明的；用户自助式管理和使用；系统具有高度的灵活性，提供便捷的权限管理功能组件；提供通用数据接口功能，可以方便地实现与关系数据库的数据交互。 以上这些特点同时说明了一个问题，即系统的维护成本大大地降低了。
实时交流协作工具 为了提高工作效率，同时为了避免员工推脱未查看邮件而没有完成相应工作的现象出现，慧点科技为齐鲁石化提供了办公助手（Indi·Assistant）。这样，在员工上班开机后便会自动看到未查看邮件、待办事宜等相关提醒。它是一个自动驻留系统的小程序，平时不会占用系统资源，也不会占用屏幕显示空间，而在有需要处理的工作时，它会自动弹出，提醒用户进行处理，使办公协作的流程更高速、更体贴。 信息门户和OA环境有效结合 本方案实现了企业信息门户和OA系统的有效结合，主要表现在以下一些方面： 统一的用户和权限管理 企业信息门户和OA系统采用统一的用户注册和用户权限管理，用户一次登录后，便可以在这两个部分自由切换，系统将自动根据用户的权限提供相应的维护。 在OA环境中实现对信息门户的有效管理 这种管理模式使得企业信息门户的管理可以按照OA环境的组织和人员结构来进行分解，这样能够更符合企业内部的组织架构。 信息互换 可以实现OA系统和企业信息门户的信息共享和互换，既方便了用户的管理，又大大改善了传统OA系统对信息的组织方式。 实施效果 目前，慧点科技所开发实施的OA系统已经在齐鲁石化很好地运行起来了，并将在齐鲁石化公司下属37个二级单位进行推广。由于该OA系统从界面到功能都得到了全集团公司上下一致的认可，齐鲁石化正在与慧点科技开展下一轮信息化建设的协商工作。 |
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