| 出版日期：2002-05-13 总期号：1116 本年期号：33 |
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工作流软件跃跃欲试
王建新 顾名思义，工作流是工作任务在多个人或单位之间的流转。在计算机网络环境下，这种流转实际上将表现为信息或数据在多个人之间的传送。按照工作流管理联盟的定义，工作流指的是“业务过程的部分或全部在计算机应用环境下的自动化”。它所要解决的主要问题是，“使在多个参与者之间按照某种预定义的规则传递文档、信息或任务的过程自动进行，从而实现某个预期的业务目标，或者是促使此目标的实现”。 工作流是一种定义，在电子政务实际应用过程中，为了实现对业务过程的工作流管理，需要有相应的软件系统的支撑。此种软件系统我们就称之为工作流管理系统。工作流管理系统是“一种在工作流形式化表示的驱动下，通过软件的执行而完成工作流定义、管理及执行的系统”。它的主要目标是对业务过程中各步骤(或称活动、环节)发生的先后次序，以及同各步骤相关的相应人力或信息资源的调用等进行管理，从而实现业务过程的自动化。当然此种管理可能会在不同的信息及通信环境下实现，所涉及的范围可以小至一个只有几人的工作组，也可以大到政府各个机构之间。 工作流软件的基本功能 在电子政务的各种应用中都需要利用工作流软件进行支持，并在办公自动化系统中将工作流的功能体现出来。任何一种基于工作流的软件产品，都拥有工作流的如下表现形式并进行相关功能的扩展： 自定义模板 用户可以使用任何HTML制作工具值制作出的HTML文件作为表单上传给服务器，系统自动分析HTML文件中的表单域并允许用户设定每个表单域字段的数据类型，并在提交时自动校验。同时允许用户在同一个流程中使用多个表单。 全图形化工作流定义 用户可以用拖拽动作、线条的方式在页面上画流程图，画完后的流程立刻可以投入运行。流程要求可以实现条件判断、循环、会签等功能，并在流程图中用图形方式表示出来。流程图修改时可以反显原来定义的流程。 自动化的办公流程 系统能够对所有的办公事务过程进行细致的分析，提供灵活的默认操作定义，使工作可以不受阻滞地自动向前进行。多部门之间进行协同工作时，工作人员不需要离开工作岗位，也不需要使用另外的办公软件便可以直接完成。 灵活的录入方式 用户可以在表单域中录入数据，也可以使用任何编辑软件制作的文件模板作为附件，提交时将附件和正文同时提交给服务器。 方便管理和配置 系统中所有的子系统都是可配置的，可以根据实际需要对组织的结构、人员关系、信息类型、工作环节、工作内容、工作流方式、权限授予与撤销、系统功能扩展、系统硬件扩容等具体需要进行系统配置，而且配置过程十分简单。整个系统的所有模块均可定制使用权限，登录用户只能看到自己权限范围内的功能模块。比如公文流通，系统管理员随时可以根据公文的实际流通情况进行定制，立即生效，不需要编写程序，不需要改动系统设计。 版本管理和跟踪机制 系统对所有操作都有详尽的日志记录，能够自动跟踪监督每个工作环节，并将各个用户录入的内容全部保存，便于在流程继续或流程回退时及时对文件进行控制。定期自动总结工作人员的工作内容，并汇成报告，自动产生工作记录集。系统还应提供相应的控制手段，自动督促工作人员完成工作，方便工作人员及时地了解自己的工作业绩。 此外，集成性、界面友好性以及高可用性和安全性是也工作流软件所必需的。 目前的差距与问题 因为现阶段电子政务刚刚起步，政府部门的一些业务在某种程度上还不规范，还有很多需要改进的地方，使用电子政务系统，尤其是工作流方面，软件和实际的需求还有很多差距，也存在很多问题。这主要从以下几个方面来考虑： 不能立即根据需求选用工作流软件 工作流软件有结构化的工作流和即时的工作流。结构化工作流指的是在实际工作中严格按照某个固定的步骤进行，流程可以通过对业务过程进行分析而得到，然后在日常应用过程中反复使用。 而即时工作流则是针对那些重复性不是很强或没有重复性工作流程的，流程的下一个步骤事先无法确定，而必须推迟到过程实例运行时才能确定。这种动态多变的特点需要工作流软件提供更高灵活性。 办公业务可能是面向文档或是面向过程的 面向文档的工作流是将电子形式的文档、图像等在有关的人员之间进行分发，以便能够得到不同人的处理与审阅。而面向过程的工作流被描述成一系列执行环节，与各环节相应的是都有待处理的数据对象。 软件流转路径的智能化 选择好工作流软件的工作方式后，就要考虑工作流的流程定义是否能够通过智能化体现出来，是否能够准确无误地反映工作的需求，并且流程应可配置，以适应机构人员的调整。例如软件提供图形化定义，减少维护负担；业务流程与应用逻辑分开，以适应各种复杂的工作流程定制，如既有主流程又有辅流程两者互相关联的工作流，也有对某变量进行逻辑判断，然后决定分支流向或循环的工作流。 软件的流程跟踪与监控能力 软件应提供自动流程跟踪和监控功能。工作流软件在流转文档过程中，修改痕迹可以保留，以便真实地记录公文在流转中被修改的内容。应为部门之间实现真正的协同工作提供保证，促使部门之间的工作流程由过去的一环接一环的松散结构向紧凑的工作流结构迁移，摆脱以往多个部门协作时经常出现的互相等待的状况。 与业务应用的结合 工作流软件能实现真正的协同工作，并能不断地满足信息化建设的需求。随着业务应用的增加，工作流软件也能够随时定义业务流程。此外业务应用也不完全是基于工作流平台进行开发，需要工作流软件能提供标准的接口，满足业务衔接的需求。 主流工作流软件 基于Microsoft Exchange的产品 基于微软Exchange软件平台开发的工作流产品的特点主要有： 实现邮件、传真、声音、数据交互通讯，实现用户与知识的联合。Exchange与Windows操作系统之间实现了无缝化集成，获得增强的可靠性、伸缩性、企业消息和协作平台性能。 采用工作流应用设计的集成，为改善知识工作者效率而使其与消息、文档及应用程序配合工作的单一基础架构和用户模式。 通过对无线通讯、统一消息、手持设备及远程会议等新兴技术的应用来实现在任何时间、从任何地点提供信息访问的通讯基础架构。 针对消息和协作而改进的平台，Exchange提供了一套具有较低总体拥有成本的消息和协作基础架构。并提供了增强的可靠性、伸缩性以及从对消息、协作与网络资源进行统一管理中派生出来的性能。 基于IBM Lotus的产品 基于Lotus Workflow软件或Domino软件平台开发的工作流产品的特点主要有： 使用Domino平台作为应用的支持，同时具有多平台支持，不仅支持Windows，也同样支持Unix操作系统。 利用Lotus开发工具包，应用开发员可以建立功能更加强大的工作流解决方案，可以利用其它目录，包括Domino目录和LDAP目录等。 具有先进的工作流性能，包括可以使用户自动替代关键流程参与者的代理管理；先进的进度控制，包括到期提示和缺席提示；对并行处理流程的支持，使流程可同时执行，并可重新合并可视化的工作流开发工具。可以通过直观的图形界面定制业务流程、参与者及他们的角色、相关数据等，所有这些都不需要额外工作。 基于规则和角色定义流程。内容与流程处理逻辑是分离的，所以当用户需要开发新的流程时，只需要重用或简单地修改现有的流程定义模块即可。? 基于开发工具和数据库开发的产品 这类工作流软件是利用Visual Studio、Java等开发工具，建立在中间件平台和数据库平台上自行开发的。他们不仅可以达到利用软件平台开发的效果，而且更可以整合各种独立办公软件之精华，功能更强大，应用更广泛。 通过自行开发工作流引擎，一方面可以拥有低廉的成本，另一方面可以掌握工作流底层的技术，在接口方面可以提供更详细的内容。 通过开发可以实现数据交互和通讯，可获得增强的可靠性、伸缩性、企业消息和协作平台性能。他们将工作流程模块化，各模块既可单独使用，也可实现无缝链接。 自行开发可以快速集成先进的技术，建立功能更加强大的基于工作流解决方案和各种应用，在工作流制定上，可以采用更人性化和个性化的界面，可以提供更多方便的应用。此外在其他第三方产品的整合方面也具有优势。 |
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