| 出版日期：2004-03-22 总期号：1298 本年期号：19 |
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E-mail加上存储管理
名噪一时的安然公司由于虚假帐务问题而一夜之间轰然倒塌，而世界最大的复印机生产商美国施乐公司，制药巨头默克公司也相继传出虚假利润的丑闻。这些丑闻的披露，使得美国经济甚至一度跌穿了自“9·11”恐怖事件之后出现的最低水平。为此，2002年7月30日，美国总统布什签署了一项关于会计和公司治理一揽子改革的法案——《2002年萨班斯-奥克斯利法》（Sarbanes-Oxley Act of 2002，简称SOX Act）。新法案也波及到了IT业，规定了E-mail必须被存放多长时间，及恢复和存储的方式等，这迫使每个公司不得不重新评估他们的E-mail存储策略。如果说以往E-mail离线保持几个月就算破了记录，那么现在他们必须在线保持几年也不足为怪。分析人士预测该法案的实施可使企业的E-mail存储容量每年提高38%。 法网难逃 金融服务、保险、医药和政府由于处于行业的前沿，因此受这些针对行业的法案及相关规章的影响也最大。这些法案通常规定所有的电子通信记录必须保存三到六个月，甚至更长的时间。例如，医药生产企业必须使他们的E-mail具有可查询的功能，并且保持E-mail的元数据（Metadata，指基本信息），包括发送人、主题行信息等的实时在线，以备日后的审核、司法调查和调整之需。还有一些规章则要求政府机构必须将他们的E-mail记录转移或拷贝到另一个被隔离的电子记录存储系统中，并且不允许使用备份磁带机。 这项工作的复杂性之高远远超出人们的想象，尤其是现在很多的规章还在不断地改进。然而仍有不少企业认为这些规章离他们还很遥远，根本没有意识到这些法案将会怎样影响到他们。实际上，法案的适用对象不仅仅是华尔街里的巨头们，它对每个企业都会产生深远的影响。 未雨绸缪 为了及早应对新的形式，一些企业已经开始制定高级策略而不仅仅是E-mail的保存，他们试图创建一个唯一的知识库，来容纳E-mail中经常包含的有关用户、操作过程以及知识产权等信息。尽管这是个很好的设想，但如何着手这项工作还不很明朗，毕竟对于E-mail流量中每条有价值的信息，都伴随有大量的垃圾邮件，因此，尽管CEO们对此十分感兴趣，但IT界的反映则更冷静。对所有这些分散存储的海量数据，怎样才能为他们编上索引，从而实现轻松的检索查询呢？实际上，要想通过E-mail的索引化而达到这个功能，就要求人们能够判别出E-mail对企业的价值，和它被解析的方式（例如通过关键字、元数据、附件或其他启发式方式等），而这样一个过程是高度主观化的，并且需要大量的资金投入，实现完全自动化几乎是不可能的。而对于邮件本身，目前，除邮箱以外的多数E-mail系统都没有管理内容的功能。市场上的相应产品多是第三方的内容管理平台，例如Tumbleweed Communications的消息管理系统（Messaging Management System），以及Documentum的记录管理器（Records Manager）等，他们只能处理附件和存档（archiving）。 部署智能EMS 部署智能E-mail管理系统（E-mail Management Systems，EMS）是一个重要的行业解决方案，这些系统通常能基于创建者、主题、日期或关键字等信息，实现索引、目录和E-mail的存档等功能，也支持便捷、快速的容灾及在数据的生命期内，将其移动或拷贝到指定的目录、邮箱或服务器等功能。这些功能可由提前定义某种规则而触发，如当E-mail太陈旧，或当内容需要被重新索引等。 尽管这些工具极富诱惑力，但目前还没有广泛地被使用。据E-mail管理软件制造商C2C做的一项用户调查显示：多达77%的公司仍将E-mail备份到磁带（而不是在线的磁盘系统）作为存档方式，这些备份最多保存90天。这种方式的缺点是磁带不支持快速恢复。另一方面，只有19%的受访公司现在使用某种具有索引、搜寻和检索特性的档案系统。分析人士认为，造成这一现象的原因是规章的不确定性，许多企业甚至不清楚到底是哪一个规章在影响着他们，另一个原因来自于实施企业范围内E-mail保存工作的复杂性，由于上世纪九十年代出现的合并狂潮使许多公司现在拥有两个或三个E-mail系统，使得实现一个统一的解决方案几乎是不可能的。 再完美的E-mail策略都不可避免地要涉及到用户的隐私问题。商业和IT企业的系统必须要保证隐私策略得到遵守，个人信息受到保护。对此可采用一种集中式的方法实施内容管理，它能将不同版本的隐私策略连接在一起以适应用户的喜好，并应用内部和外部规则，持续监控行业对垃圾邮件的处理动态，以确保任何重要邮件不会落入这一类中。 总的来看，E-mail管理的前景主要取决于一条明确的轨迹。首先，存储任何支持服从（compliance）的对象。然后，以一种更经济有效的方式，实现更加智能的、可维护的、基于规则的服从系统。此外，还需要注意规则的变化，例如，及时消息（Instant Messaging，IM）将有可能和E-mail处于同样的管理之下，因此任何有潜力的管理系统都需具备处理所有电子消息（E-messaging）家族的能力。 |
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