| 出版日期：2004-08-02 总期号：1335 本年期号：56 |
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杭州市规划局
动态利用档案 充分释放价值 ■ 张洪生 特色评析 三大应用效果 杭州市城市规划档案馆系统带来了如下效果。 1.首先是在查询利用方面带来的便捷、快速、准确。 在手工检索时代，通常检索过程复杂，检索一份档案至少需要10分钟，涉及工作人员至少3人；条目信息化后，查看一份档案具体内容至少需要5分钟，涉及工作人员至少2人；档案管理系统建设完成后，查看一份档案具体内容至多需要0.5分钟，涉及工作人员1人就可以了。 2.使用档案管理系统对档案进行数字化后，原始档案的使用率下降90%，使得档案保存时间大大延长，而且通过使用真空压缩技术降低档案的占用空间50%，仓储费用和管理成本下降。 3.使用工作流进行外部用户的申请查询，规范了查询的申请程序，同时工作流通过配置又能满足申请程序需要变更、调整的要求。 现代化大都市正在加速城镇的建设，土地作为不能再生的资源更为人们所珍惜，日益严峻的生态环境也迫使人们更加重视土地的规划，大量的规划档案作为独立的一个体系已形成。 杭州市规划局作为一个政府部门，承担着杭州市规划档案资料的收集、管理、规划测量、规划设计及相关方面档案的职能，是杭州市人民政府的城市规划的信息中心、决策参谋中心，是社会各方面利用城市规范建设的史料中心。 1.实施以前情况回顾 杭州市规划局实施档案信息化管理之前其档案管理有如下表现： 档案管理模式主要采用手工管理模式，管理不是很科学，工作效率低，档案信息化有一定基础，但离真正的网络（局域网、市政府通信网、互联网）平台上的“虚拟档案馆”还有很大距离。 在已有信息化系统里，因为一些系统缺少必要的系统控制，造成录入的信息不全。并且存在各系统的衔接问题，这些问题给实现文档一体化造成了间接的困难。 规划局所藏档案以纸张的存储介质为主，不仅难以永久保存和备份，而且占用大量空间。 在手工检索档案信息的过程中，纸质文件给检索调阅带来了困难，且在此过程中，查询的途径不够全、查全率低、查准率低，容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分地利用档案资源向政府机关部门和公众提供良好的服务。 巨大的馆藏容量使得在手工管理模式下工作的工作人员普遍感觉“力不从心”。规划局档案馆迫切需要对馆藏档案进行系统、全面、高效的电子化管理。 2.成功化解实施过程中的问题 在规划档案信息化建设之初，用户受经验所限对自己提出的需求不能确定，建设过程中出现一定程度的反复。为了防止在开发中因为需求反复而带来的一系列问题，信雅达公司开发小组决定使用“原型法”对该项目进行开发，即根据需求的不断变化对原型进行改进，螺旋式上升，直到需求得到满足。“原型法”应用的成功，增强了开发小组成员的信心，也为下一步实施作好了铺垫。 由于历史的原因，规划档案既要能按卷整理又要能按件整理。档案实体的模块化管理就很好地解决了这个问题。案卷实体（包括厚卷和薄卷）经过分解，模块化为：案卷封面（著录信息）、卷内文件（著录信息）、影像页（著录信息）和影像页文件几个部分。件实体也可以模块化为：件（主文件著录信息）、相关文件（著录信息）、影像页（著录信息）和影像页文件几个部分。 规划档案作为专业档案，有着专业档案所属行业本身特有的档案特性。为了在档案管理系统中实现这些特性，开发小组采取了一系列措施：在档案管理上，实现档案著录信息的高扩展性；在数据库设计上，主要将档案划分为行业档案和非行业档案两大类，使得业务档案与非业务档案能够得到及时的管理；在档案利用上，对档案门类实现逻辑上的层次化管理；系统实现了表单定义管理、字段定义管理；系统实现参数化配置，确保系统能够在某些关键参数发生变化后，系统依然能够通过简单的配置而继续稳定健康地运行，避免重新修改或增加系统代码。 网上应用的不断增加，使得迅捷的检索浏览成为档案管理系统的又一个亮点，系统设计了对分类、工程项目、案卷、文件等各种条件的组合检索和对关键字段的全文模糊查询或业务扩展信息的查询的方案。另外，对用户库和日志库也可进行组合检索，并可随时打印检索结果。 针对档案管理系统的扩展要求和与原有系统（OA、数字加工系统、档案条目管理系统等）衔接的要求，档案管理系统的接口设计具有相对独立性和高可扩展性，主要划分为OA接口、数字加工接口、历史数据接口与年检接口。系统提供两种方式对接：中间数据库格式，提供完善的ER图和参数表，适用于同构数据库系统之间的数据交换；XML文件交换格式，提供标准的DTD文件，适用于异构数据库系统之间的数据交换。（B5） 
杭州市城市规划档案馆工作流程示意图 3.谨慎的选择 2002年，杭州市规划局开始着手档案管理系统的准备工作，并在当年10月上报了档案管理系统的建设计划。随后，杭州市规划局开始在各地的考察工作，先后考察了深圳、上海、重庆、昆明等十几个城市，确定了“以建立规划档案数字化综合应用平台为重点，以高效率的业务管理、高可靠的资源服务为宗旨，以满足规划档案利用者（单位或个人）和规划档案管理者需求，最终建立一个基于网络（局域网、市政府通信网、互联网）平台上的‘虚拟档案馆’为目标”的具体建设目标。 2003年6月，规划局进行了档案管理系统的公开招标。通过繁复而又严格的考察和激烈的投标竞争，信雅达公司承接了杭州市规划局档案管理系统（简称信雅达档案系统，下同）的建设任务。 信雅达根据规划局的业务特点和现有状况，以及对规划局需求分析后，提出建设杭州市规划局综合档案管理系统的总体目标：创建一个完整、专业、易扩展的综合数字化加工生产线和档案信息管理平台；能够实现垂直集中管理，对局属各单位的档案管理工作进行监督、管理和指导，统一档案管理的标准，规范管理模式、管理制度；各单位档案部门之间数字档案信息实现数据共享，使杭州市规划局能够及时方便地查询、利用有关的各种档案信息资源，提高工作效率。 
杭州市规划局局长阳作军 点 评 规划档案的重要意义在于开发和利用，而不是单纯的收藏。随着市场经济的不断深入和城市规划的发展，规划档案更具价值，它已融于城市规划和经济发展的各个环节之中。建成后的杭州市规划局档案综合管理系统将成为全市规划档案工作的平台和社会利用规划档案资源的窗口，以高效率的业务管理、高可靠的资源服务，满足规划档案利用者（单位或个人）和规划档案管理者的需求。 |
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