| 出版日期：2004-08-30 总期号：1343 本年期号：64 |
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嘉欣丝绸：
业务需求推动信息化 文/本报记者 贾亮 
开栏语 随着华东市场的开放，大量的国外企业不断涌入，民营企业所面临的竞争更加激烈。通过信息化建设来提升企业的竞争力，无疑是民营企业的必由之路。然而，民营企业发展水平参差不齐，对信息化建设的需求也大不相同。因此，民营企业的信息化建设并没有一个统一的标准可供选择。对于民营企业来说，信息化建设是一个投入较大的项目，许胜不许败。在没有标准可依的情况下，从一些做过信息化项目的企业身上汲取经验就显得尤为重要。中国计算机报秉承“推动民营企业信息化建设”这一宗旨，开辟了“日立软件JP1·民营企业信息化系列报道”栏目，将民营企业信息化建设的经验奉献给大家。 嘉欣集团是国内著名的丝绸服装出口企业，总部在嘉兴，年销售额达到15亿元，出口创汇1亿美元，在丝绸服装出口行业全国排名第四。集团下面有8家子公司以及11家工厂，涵盖了从蚕茧收购、纺织印染、服装加工、内外贸销售各个环节。其对外贸易公司和管理部门在本部，而生产性企业全部在园区。此外，嘉欣丝绸还有一些子公司在中国香港、美国、蒙古等地。 嘉欣集团在丝绸行业内属于信息化建设比较早的公司，在1992年，嘉欣集团就建立了自己的内部网络，1994年就开始上了财务系统。经历了嘉欣丝绸十年的信息化历程，网络信息中心主管张妩莹说，信息化给嘉欣丝绸带来了效率的提升。从嘉欣集团的信息化过程来看，业务需求推动是其最明显的一个特点，整体看来，嘉欣集团的信息化是非常有计划、有步骤的。 出口创汇增至四倍 单证人员还是两个 嘉兴是江南名镇，在这里盛产的不仅是粽子，还有丝绸。作为嘉欣丝绸行业的代表企业，嘉欣集团总部大楼就座落在嘉欣的市中心。受嘉欣集团的影响，在嘉欣总部大楼下面的一条街上，也都是小规模的丝绸公司，形成了丝绸一条街。 嘉欣集团影响的不仅仅是丝绸行业的业务，而且在信息化方面，嘉欣集团同样也影响着同行业的企业。张妩莹介绍说，在嘉欣集团总部1999年开始上业务管理系统之后，同行业的很多企业都到嘉欣集团来参观，回去后也纷纷上马了同类型的业务管理系统。 嘉欣集团的业务覆盖了整个丝绸服装行业，下属的分公司和工厂众多，其信息化做得最成功的是总部的外贸公司，公司内每一个业务员都可以借助计算机来完成自己的业务。 数据量大是丝绸行业的一个特点，从外贸公司的业务来看，业务员要和客户初步沟通，打样给用户确认，最终下单到工厂生产，然后报关、运送。由于丝绸和服装行业的特点，每一个客户所需要的产品种类都会不同，因而对于这样一个企业来说，非标准化的数据，使得其单证的数据量非常大，在1999年，一个月的单证数量就能够达到数千张。从1999年开始上业务管理系统后，出口创汇连年增长，到2003年增至1999年的四倍，但嘉欣丝绸的单证管理人员始终没有增加。张妩莹在采访中多次提到这一点，这也是嘉欣丝绸信息化成功的一个方面。 一手抓业务 一手抓财务 到目前，嘉欣集团外贸公司一共上了两套应用系统：一套是财务管理系统，一套是业务管理系统。 最早上的应用系统还是财务管理系统。1994年，嘉欣集团上了一套财务软件，当时还是DOS版本的。张妩莹说，之所以先选择上财务软件，是因为财务部门在这方面提出了需求。在上财务系统之前，原来的工作量非常大，一个月就几千张凭证，全部靠人工来统计票据。这样既增加了财务人员的工作量，同时也容易在统计方面出现错误。 当时，嘉欣选择了用友公司的财务软件。谈到选择的原因，张妩莹介绍说，国内的财务软件有实力的开发商就那么几家，而当时用友在嘉兴的业务开展比较早，由于财务系统在国内的标准性，整个项目的实施过程非常顺利。 上了这个项目之后，财务部门的数据处理能力以及数据分析能力大大提高了。从1994年到现在，嘉欣集团的财务软件一直是用友的产品，从DOS版本升到Windows版本，再到现在的8.3版本。 业务管理系统则是在1999年开始实施。这个项目选择了浙江杭州的一家公司，选择这家公司的原因，是因为离得比较近，这样进行自身的需求分析以及项目开发时，可以和实施方进行更好的沟通。张妩莹说，当时我们曾到多家公司考察，项目实施之前有三家软件公司可供选择。“一家总部在北京，我们感觉软件开发重在沟通，而北京离嘉兴太远了，所以没选择；另一家公司数据库采用Access，我们感觉不利于将来发展。” 相比财务管理系统而言，业务管理系统的项目实施的时间就比较长，从项目开始实施，到最后应用，用了近一年半的时间。 用了这么长的时间，实际上大的调整只有一次。最初的应用系统出来后，经过测试及试用，感觉与嘉欣丝绸的实际需求还存在差距，因而与系统实施方又进行了多次的磨合和沟通，实施方再进行开发。张妩莹说，业务管理系统不同于财务管理系统，财务管理系统相对来说比较标准，因而从开发到实施，时间不会很长。但业务管理系统和每一个公司的业务相关，没有标准化的产品，因而对软件公司的要求很高，必须要能够针对公司的具体业务进行有针对性的开发。 “本来预定用一年的时间，到最后延迟了半年的时间。整个项目实施完毕共花了一年半的时间。” 现阶段要解决数据共享 张妩莹说，对于传统行业的企业来说，信息化绝对不能盲目建设，不能听说什么东西好就上什么，而是要依据企业的自身需求来进行信息化建设。 从嘉欣集团信息化建设的实施过程也可以看出这一点：当财务部门出现需求的时候，考虑是否可以引用信息技术以提升效率，降低成本；同样，当业务部门出现需求的时候，就会去考虑业务部门信息化建设的事情。 对于现阶段，张妩莹表示，他们的首要问题是要解决财务管理系统与业务管理系统数据共享的问题。 张妩莹介绍：“业务人员拿到各种单据后，需要在业务系统里输入，以管理自己的业务数据。而随后财务人员还需将这些单据重新输入到财务系统里，作为财务统计的数据。这一方面浪费了大量的人力，另一方面由于业务员和财务的数据统计方法不同，造成了每个月的统计数据并不相符。” 针对这一情况，嘉欣丝绸与用友公司在原软件的基础上进行二次开发，准备上ERP项目，这个项目目前正在实施的过程中。张妩莹说：“这次对财务进行二次开发，主要是把业务流程整合到财务系统里面。以后只要将单据输入一次就可以了，财务和业务系统共享这一数据库。”张妩莹说，二次开发的工作基本已经完成，估计九月份可以完工。 张妩莹介绍，上ERP项目后，业务和财务将统一，对于领导的管理有好处，能够发现口径不同的根源在哪里，而且有助于产生各种分析数据，有利于管理层决策。下一步对于外贸公司的信息化，他们将解决工作流的问题。 集团信息化是目标 嘉欣集团的领导对整个集团的信息化建设项目非常重视，这也是嘉欣集团信息化建设能够走在同行业前列的重要原因。 在2004年，嘉欣集团的领导决定将整个集团的信息化工作交给张妩莹所带领的网络信息中心。也就是说，从嘉欣集团总部，到下属的8家分公司、11家工厂，都将由网络信息中心进行整体的信息化规划。通过这一决策也可以看出，嘉欣集团的信息化目标是要实现集团整体的信息化。 张妩莹告诉记者：“本来信息化部门只负责集团总部的信息化建设项目，但去年嘉欣丝绸集团的很多公司都搬到了工业园区，为了统一管理，信息化部门从现在开始要负责全集团的信息化项目。” 从集团的整体状况来看，嘉欣集团有很多子公司和工厂，信息化的程度和规模不尽相同。嘉欣集团有一家分公司上了ERP系统。这家公司是一家做服装附件的企业。张妩莹说，“由于这个公司原来是和日本合资的，管理一直比较规范，所以具有上ERP的能力，在2002年上了ERP项目。”嘉欣集团下属的服装企业其信息化应用主要是用于CAD设计。 “总部主要是外贸进出口公司和管理部门，以对外贸易和管理为主，因此信息化建设程度较高。而下属的各分公司信息化建设不尽相同。” 对于集团整体的信息化建设，张妩莹同样充满信心。在2004年8月至9月，网络信息中心准备启动一个对集团所有下属企业员工的信息化培训工作，这个工作将持续一个月。张妩莹说：“我们将要从培训入手，使员工对信息化充分理解，同时也充满信心。这对于我们将来上整体的信息化项目也会十分有利。” 
嘉欣丝绸股份有限公司网络信息中心主管 张妩莹 
嘉欣丝绸股份有限公司机房 关于JP1 JP1（Job Management Partner 1）是一款卓越的系统运行管理软件，它可以使企业的IT系统运行得更高效、稳定和安全。1994年日立推出该软件产品以来，连续六年在日本取得了市场占有率第一的佳绩（1997～2002）。经过近10年的市场实践，JP1软件不断成熟和完善，它已为2万多家客户解决了系统运行管理的自动化问题，而且积累了金融、通讯、制造业、交通、物流、电力、保险等众多行业解决方案的丰富经验。 专家点评 软件投入“放长线” 在采访嘉欣丝绸集团后，我们走访了日立信息系统（上海）有限公司软件事业开发部的技术工程师赵冰松。 赵冰松首先肯定了嘉欣丝绸集团的信息化应用，他认为，嘉欣丝绸集团能够对整个集团的信息化进行有步骤的规划，是在同行业当中比较领先的。 但他也表示，尽管浙江嘉欣集团已走过了民营企业信息化的第一个阶段——硬件投资阶段，但仍处于企业信息化的第二个阶段，也就是软件应用阶段。而从企业信息化的发展来看，只有走到应用信息化进行管理阶段，企业的信息化才能真正达到一个高度。因此，他提出了建议： 一是建议嘉欣丝绸集团实施“电子单证项目”，这样不仅能随时了解单证所处的环节以及状态，而且方便单证的统计，提高工作效率。 嘉欣集团每年出口创汇数字都在不断增长，在对外贸易过程中所产生的单证量也将不断增加，整个丝绸集团应用电子单证，可以对所有关联企业的工作效率的提升起到很大的作用。 二是在软件选型和采购上，建议嘉欣丝绸集团能够考虑得更全面，而不是以价格作为首要的选型标准。 不少民营企业在采购软件时只是为了满足某个单独的需求而采购，没有考虑将来的扩展性。但以“集团整体信息化”为目标进行整体的软件应用的设计和企业信息化时，产品的性能和可扩展性更应当作为关注的焦点。 三是对于嘉欣丝绸集团信息化做得最好的外贸公司，建议上一套桌面管理系统，以使网络管理员更有效地管理企业的信息资产。因为从嘉欣集团的信息化现状来看，网络管理员的工作负担是相当重的。一套有效的桌面管理系统，可降低网络管理员的工作成本，提升网络管理员的效率。 以日立JP1的桌面管理系统为例，该系统包括资产信息管理、软件分发和远程控制管理，可使网管轻松实现软件分发功能以及软硬件的资产管理还能对网络内的每一台客户端电脑进行监控，实现远程维护。它采用CS结构进行数据传输，能保证数据传输的安全性，占用系统资源极少，客户端安装程序只有20M左右。更为重要的是，软件按照多平台进行设计，具有很好的可扩展性，当嘉欣丝绸集团的“电子单证”项目实施时，不需要对桌面管理系统进行更换。 参考案例 桌面管理系统的案例 实施对象：新加坡某高新技术制造企业 公司IT应用情况 1100台台式电脑和笔记本电脑 维护人员5名 1．桌面服务业务 ·PC、打印机的新购和客户端软件的安装 ·PC、打印机的升级 ·客户端软件的升级 ·资产盘点 ·平均请求次数：50次/周 2．帮助台服务业务 ·为全公司的IT和CIM提供快捷的帮助台服务 ·解决与桌面电脑相关的故障 ·平均询问次数：125次/周 未引入系统时碰到的问题： 1．资产管理的问题点 ·由于无法对现有的PC进行正确的管理和必要的软件分发，导致PC出现问题后，用户会要求再购入新的PC。由此增加了公司的成本负担 ·软件许可协议的管理：购买的许可协议数超出了实际需要的数量 2．手工分发 ·软件分发的遗漏现象经常发生 ·无法保证“5天之内完成分发”的服务水平标准＜60％ ·在购买环节中的PC Setup需要花费大量时间 ·软件升级和新软件的首次使用需要花费很长时间手工作业时间和等待用户使用完PC的等待时间 ·新软件的安装等待时间影响用户的生产力 引入桌面管理系统后立竿见影 ·收集正确的最新资产信息，提高剩余PC的再利用率，由此削减成本 ·防止支付的软件许可协议费用过多或过少 ·软件分发成功率达95％ ·防止新的软件分发给用户生产力带来的不良影响 ·实现业务自动化减轻技术人员手工作业的负担，从而使他们能转到更具价值的新业务，如：帮助台、进程的重组、以及先进工具的探索等 ·运行性能提高：服务水平标准的保持率在95％以上 ·减少PC的安装和新软件的分发所需时间 ·桌面管理的集中化 |
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