| 出版日期：2004-09-06 总期号：1345 本年期号：66 |
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400万,
青岛出版社换回了什么？ 〔本报记者 王琰〕 在记者采访青岛出版社之际，正好赶上青岛出版社面临局、社分开的关键时刻。在7月底之前，青岛出版社和青岛出版局是共属一个单位，而从8月开始，青岛出版局和青岛出版社将正式分开，青岛出版社将随着文化体制改革变成企业。然而，在记者来采访之前却听说青岛出版社花费400多万率先在出版业系统建立了一整套的《青岛出版社资源管理(ERP)系统》。面对着新的市场竞争，面对着将逐步作为单独核算企业的盈收压力，青岛出版社为什么这么做？带着这样的疑问，记者找到了青岛出版社的赵胜起书记。 从错开4万元稿费说起 据赵胜起介绍，青岛出版社成立于1987年，目前出版社除图书出版外还包括：《青岛财经日报》、《招商周刊》以及面向中小学生的三本刊物。同时期下属有青岛人民印刷厂、青岛新华书店。目前青岛出版社共有300多员工。 从1987年起，经过10多年发展的青岛出版社在不断壮大的过程中，遇到了两大问题。第一，出版社的业务发展面临挑战。比如,2000年青岛出版社一年出书有700多种，从图书的选择、编辑、印刷、发行整个流程完全依靠人工手写记录难度大，并且有些书名非常相近，搞不好就弄错，造成了重复印刷的浪费。其次，在最重要的财务管理上，青岛出版社的赵胜起书记给我们讲了两个例子，曾经有编辑年初给作者开过4万元的稿费，年中又误开了一笔给作者，结果还是作者通知出版社开错了，因为没有信息化系统，编辑们只有一摞一摞去查找开过的单据，很是费力。还有，赵书记强调，以前对于纸张原材料的控制力度无法监控，两张单据就可能出现一笔纸张虚拟入库的假账，从而使出版社的资金受到损失。 “所以在2001年孟鸣飞社长做出决定，要建立我们的信息系统。当时出版社确实是为形势所迫必须要上这个系统。”赵胜起告诉记者。 但如何建立一套切实可行的信息系统？带着这样的困惑，赵胜起带着一行人，于2001年～2002年先后几次来到了北京兄弟单位考察、学习。 基础设施要稳定、安全 在与出版业届同行的交流中，大家多次提到了IBM的机器。这给了青岛出版社一个最初的印象，IBM的机器已经帮助出版业界的其他单位解决了遇到的问题。也正是在这个时候，IBM针对中小企业提出了易捷解决方案，IBM的方案工程师根据青岛出版社的需求情况为其搭建了一套3台AS/400 270服务器服务器+DB2软件的易捷解决方案。 “当时也有其他的厂商向我们推荐不同的产品。在选择的时候，我们组织了一个专家组，其中包括青岛大学的两位专家给我们出建议，最初设备选购的时候讨论的非常激烈，最终我们在专家的建议和自身的考核下，选择了IBM。” 赵胜起说道。 同时，在采访中，青岛出版社信息中心的主管耿靓给了记者很深的印象。这位做技术的主管一在强调，当时他的一票之所以投给IBM，完全是因为IBM AS/400服务器的安全、可靠性能。“我们的IT部门只有3个人，所以整个出版社的系统一定要完全防范黑客的攻击，安全对我们来说是最重要的。” 耿靓告诉记者。 选定了IBM易捷解决方案（针对青岛出版社的3台AS/400 270服务器+DB2软件方案）和北京和佳软件技术有限公司的ERP软件，青岛出版社下大力气开始实施自己的信息化系统。 IT使我们每年节省200万 青岛出版社资源管理(ERP)系统一期的花费是400多万元。赵胜起也坦言当时社领导面对着很大的压力。 400万的付出到底会换回一个什么样的结果？在记者走访出版社办公室的时候找到了答案。印务办公室的张编辑特意演示了一遍印制的过程，并告诉记者，以往印制一笔书需要写一份八联页的单据，并且要张张保存。而现在有了这套信息系统只需保存最后一张签字单据就可以，而这套信息系统对青岛出版社的帮助还远远不止这些。 “应用信息系统，我们现在每年的纸张节省费用就有200多万。” 赵胜起告诉记者。 现在青岛出版社整个业务系统管理实现了编辑、印刷、发行、财务核算联网，图书实现了单书的核算，从发稿到最后这本书销售以后的成本核算，完全在网上核算。同时,青岛出版社整个信息系统还和北京新华书店、青岛新华书店、深圳新华书店进行联网，通过网络能及时查询到青版书在这三地的发行情况。 2004年4月22日，在青岛召开了全国出版社信息系统经验交流会，大约有50多家出版社参加了会议，会上青岛出版社介绍了他们的经验总结，对其他的兄弟单位起到了很好的借鉴作用。同时，青岛出版社也一再表示，IBM易捷解决方案，安全可靠的AS/400 服务器是他们业务获益的有力基石和保障。 
青岛出版社党委书记 赵胜起 
青岛出版社的整体网络结构图 用户效益分析 社会效益 * 《青岛出版社资源管理(ERP)系统》包含编务、出版、发行、财务、成本、库存、固定资产、人力资源、办公自动化等管理子系统，涵盖了出版社全部的业务管理流程，是国内首家所有业务管理环节全面实现计算机管理、并能做到按选题进行成本核算的出版社。(参见青岛市科学技术信息研究所出具的〈科技查新报告〉) * 以编辑业务的信息化管理为例：准确的信息管理对提高内品质（内容品质）起到良好的辅助作用，可以大大提高工作效率，减少习惯性差错，相关的数据自动生成与流转和自动校对，使内品质控制更人性化和更规范。 * 信息化管理对于原材料的批次管理更加细致入微，使外品质（印装品质）得到有效控制。避免了原材料批次差异和色差带来的图书纸张的杂色等质量问题。人性化的系统提示，自动建议更有专长的印刷厂印制不同要求的图书，充分保证了外品质的有效控制。由此，青岛出版社连续荣获国家印制质量银奖和金奖。 经济效益 * 2001年共出书841种，发稿编辑23人，至2003年，共出书1381种，发稿量比2001年增加64.2%，发稿编辑26人，发稿编辑人数比2001年增加13.0%，加权人均发稿量2003年比2001年增加了45.3%。因此，仅编辑人员的直接管理费用，2003年比2001年节省了45.3%的增量。 * 图书出版发行工作的经济效益也非常明显，2001年图书销售码洋14,338万元，2003年图书销售码洋20,777万元，比2001年增长44.9%。（注：码洋=单本图书定价*总销售数量，是以图书定价销售核算的方法。） * 财务核算更加及时准确，核算周期由一年可以缩短为半年，一个季度，甚至一个月，依此可以细化管理。 |
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