| 出版日期：2004-10-11 总期号：1354 本年期号：75 |
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新兴医药
打造管理金箍棒 文·图/本报记者 叶林海 科技是企业发展的“金箍棒”，这是上海新兴医药股份有限公司董事长王志华15年创业所认定的道理。新兴医药如今已发展成为拥有3亿元家底的股份制高科技企业，管理问题日益凸显，原有自行开发的软件已不能满足企业管理的需求，于是王志华决定斥资打造企业管理的“金箍棒”。 15年前，王志华与伙伴们靠5万元贷款起家，研制和开发具有市场前景的高科技产品，如今，公司已发展成一个拥有3亿元家底的股份制高科技企业。家大业大，管理的问题日益凸显。王志华这些年一直在寻思如何通过科技手段加强管理。同时，国家要求医药流通企业务必通过GSP认证达标，原有自行开发的软件已不能满足企业管理的需求，这更坚定了他借助科技手段加强管理的信念。 财务部长挂帅 2000年，陈栋加盟上海新兴医药股份有限公司，任财务部副部长。此前，陈栋在一家医药公司任财务部门负责人期间，曾多次负责实施信息化项目。 而王志华要实施信息化建设，却苦于找不到合适的人来负责。如果从外单位引进专业人才，对本企业的业务流程不了解，很难保证成功实施信息化项目。当陈栋获悉王志华欲借助信息化手段加强企业管理的想法时，凭着拥有多次负责实施信息化项目的经验，加盟上海新兴医药不久的他便毛遂自荐，挂帅实施信息化项目。 企业实施信息化项目，为什么不是信息技术人员而是由财务部的负责人领衔呢？陈栋解释道：“因为当时新兴医药还没有专职的信息化管理人员，更没有相应的部门。财务管理是企业管理的核心，其他业务部门的管理也与财务部门有千丝万缕的联系，所以财务部门负责人做信息化项目的主管也是情理之中的事。” 于是，一个由财务部、质量部、销售部、采购部、仓储部等部门负责人组成的信息化实施小组很快成立起来。当时，新兴医药的信息化管理水平还比较低。在1991年，新兴医药就使用了销售管理系统，虽然对该系统进行过升级，但还无法实现物流和资金的统一管理。鉴于这种情况，陈栋提出一个框架性需求，即构建财务管理系统和进销存管理系统，在此基础上同时实施GSP。 目标已定，陈栋便开始了紧张的市场调研。接触了许多软件供应商之后，陈栋发现，财务管理系统和进销存管理系统不难寻找，但GSP系统尚没有成形的产品。一个偶然的机会，陈栋了解到用友正在研发用友ERP-U8GSP系统。几次接触之后，陈栋决定与用友合作。他表示：“关键是看中用友的品牌，相信用友能满足新兴医药的信息化需求。” “运”走何方 “现在回想起来，应该说我承担的风险还是很大的，好在最终整个项目得以成功实施。”陈栋如此表示。 2002年5月，用友软件股份有限公司华东大区大客户部医药食品物流行业经理李艳霞来到新兴医药，向新兴医药的项目组递交了一份长达700多页的《用友GSP产品详细需求报告》。在这份报告中，李艳霞列出了90多张单据，而且对每张单据的字段都有确认，用友GSP产品切实做到了对医药企业业务运作全过程的动态监控管理，而且符合国家药品经营质量管理规范。同时，李艳霞还把200多条的质量管理规范归纳为八大业务流程的管理，即首营管理业务流程（首营企业审批业务流程、首营品种审批业务流程、首营客户审批业务流程）、采购到货质量检验业务流程、销售退货质量检验业务流程、出库质量复核业务流程、库存养护管理质量业务流程（库存养护业务流程、库存养护质量复检业务流程）、不合格药品处理业务流程、特殊药品管理业务流程、售后质量信息反馈业务流程，这八大业务流程贯穿整个医药商业企业供应链管理业务流程，对药品在医药商业企业整个供应链过程中的质量起到一个严密的监控作用，保证药品在供应链环节的质量问题。 医药经营的特点就是品种繁多、业务量大，传统的管理手段无法对庞大而错综复杂的信息进行及时、准确、有效的分析和处理。同时，由于业务流程的不规范和不科学也导致许多医药流通企业的药品质量管理无法达到GSP标准，这也是困扰新兴医药经营管理的“瓶颈”。对于李艳霞提供的《用友GSP产品详细需求报告》，陈栋表示：“用友GSP产品报告的需求分析和流程管理吸引了我们。” 于是，新兴医药决定采用用友ERP-U8GSP系统。而用友同时也把新兴医药列为示范应用单位，并以此需求为样本，快速投入产品的研发。两个月后，用友推出ERP-U8GSP产品。 李艳霞介绍：“用友把新兴医药的应用当作拓展整个行业应用的突破口，因此无论在产品研发还是在项目实施过程中，都倾注了较大的精力。” 破釜沉舟的故事 “项目实施失败之日，就是我离开新兴医药的时间。”这是陈栋为自己立下的“军令状”。因此，自项目实施之初，陈栋便如箭在弦，处在高度紧张的状态。 2002年5月，项目正式启动。陈栋决定两个月的时间拿下财务系统和购销存系统的实施。谈及这个阶段遇到的最大问题，陈栋表示：“主要在于业务流程的重组和基础数据的整理。” 至于基础数据的整理，由于时间紧，加之企业过去资料管理的不完善，在短时间内补齐各种业务记录，而又要确保记录的准确性和真实性，这无疑给实施小组人员的工作增加了较大的难度。因此，相关人员的工作简直就是连轴转。其中一位工作人员由于工作紧张，父亲临终前，竟然都没能回去看上一眼。 两个月后，基础业务系统基本完成。紧接着，便实施GSP。GSP功能设置主要有选项管理、权限控制管理、基础分类和档案管理、单据设计管理、文件管理和账表管理。系统包括了药品经营质量管理规范中的各项业务记录、质量管理程序、企业管理制度及文件系统。针对药品经营单据管理的复杂性，系统专门为单据设置了10个自定义项。 至于整个系统的特点，陈栋介绍：“系统的最大特点在于其集成性。过程记录、三三制检查、先进先出原则、批号的全程跟踪管理等关键思想均集成于系统各个部分，有机融合在日常业务管理之中，同时GSP系统还与U8供应链系统实现无缝集成，数据共享，可实时进行各种数据交换，达到协同工作。” 通常情况下，企业信息化新系统与旧系统之间的过渡要三个月的时间。而对新兴医药的此次信息化实施，陈栋却做出了一个大胆的决定：取消过渡期，新系统运行，旧系统立即下线。究其原因，陈栋告诉记者：“鉴于多年养成的操作习惯，如果采用过渡期，势必会影响新系统的执行力度，结果很可能会造成项目实施的失败。” 2002年9月，用友ERP-U8GSP系统在新兴医药正式上线运行，而且一举成功。如今，新兴医药不仅实现了财务业务一体化管理，而且通过了国家规定的GSP达标验收，企业质量管理水平和经济效益均上了一个台阶。 已升任新兴医药公司财务部部长的陈栋还透露：“新兴医药正在计划实施网络分销管理系统，将会在信息化建设方面做更大的投入。” 
新兴医药公司厂区鸟瞰 
新兴医药公司财务部部长陈栋 |
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