| 出版日期：2005-06-13 总期号：1419 本年期号：42 |
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有多少时间悄悄溜走了？
刘磊 “比起西方国家，我们的个人效率太低了。”人们常常这么说。 难道我们与西方信息工作者的生产力差别当真如此之大？不久前独立研究分析机构ConStat公司发布的一份名为“个人生产力挑战”的评估项目调查有力地回击了这一论调。 由著名的时间管理专家Larry Baker博士主持的这次调查显示：全球信息工作者平均每周工作时间是45小时，其中有28小时（63％）被认为效率较高；而在中国，平均工作时间也是45小时，尽管其中只有24.2个小时（56％）被认为效率较高，但仍处在中游水平。 而且，全球的信息工作者都跟他们在中国的同行一样，对冗长的会议明显不胜其烦——全球与中国的信息工作者们每周要在开会上分别耗费5.6和5小时，这其中有59％的时间里效率都较低。分别有44％、41％与36％的参与者表示：“目标不明确”、“团队沟通不足”和“会议效率不高”是导致自我感觉效率较低的三个主要原因。 给沙漏加上筛子 正是这些“目标不明确”、“团队沟通不足”以及“会议效率不高”，让我们的时间就像沙漏里的沙子一样，在不知不觉间偷偷溜走了。 针对这一结果，Larry Baker博士表示：“根据30年来我对如何使信息工作者效率更高的研究，我们已经发现这主要取决于如下三个方面：高效沟通的能力，重要文档的共享程度以及对不断扩容的信息的管理能力。新的评估结果更加确定了这些趋势，并且也为信息工作者提供了这样一个机会，教会他们如何利用手边的技术与办公软件来提升自身及团队的生产力。” 打个简单的比方，Word和PPT在我们工作的时候常常都要用到，同样地将一个文档从原始的标准模式变为经过编辑的PPT格式，一个没有Office操作经验的新手可能要花上一个小时甚至更多，但是一个熟悉Office操作的高手可能只需十分钟就能搞定，而且不会在信息转移过程中出错。节省了50分钟而且避免了返工，这就是为什么有些人的时间总是过得特别快，而有些人的时间总是很充裕的原因，前者的时间就是这样悄悄溜走的。 熟悉你的工作，熟悉你的工作环境，熟悉你的工作平台，这一切就像是沙漏上的筛子，让你的时间溜走得越来越慢。 个人生产力与团队生产力 不过，正像“团队沟通不足”以及“会议效率不高”都不是个人的错一样，在这样的问题面前，个人生产力的低下不可避免地受到了团队的影响，而个人生产力的低下，反过来又不可避免地拉低了团队的整体生产力。 因此，经过一些培训，个人生产力能得到了一定的提高，但要想让生产力的提高产生质的提高，提升团队的沟通协作能力必不可少。 这也正是为什么今天协同软件市场变得如此热门——它的最重要任务，就是解决团队成员之间的协作和沟通问题。 也正是因为如此，微软的Office办公套件才会加入类似MS Office OneNote 这样的专门用于会议等笔记的记录及管理工具，IBM在IBM Workplace软件包里加入即时通信、邮件系统、线上会议和Word等办公软件，也是基于同样的道理。 可以预见，办公软件的未来，绝不仅止于个人的文字处理工具、幻灯片制作工具和网页编辑工具,这样的软件充其量也只能提高个人的工作效率，对团队工作效率的提升极其有限。要想大幅提升生产力，办公软件就必须实现团队成员之间沟通与协作的功能，实现PC、手机、PDA等操作平台之间的切换和转移，实现与企业后台的各种信息系统的互操作和数据提取能力，这一切都必不可少。 
导致时间浪费的主要原因 
资料来源：独立研究分析机构ConStat公司 |
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