| 出版日期：1998-10-26 总期号：771 本年期号：81 |
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学习·协同·信息化
漫谈学习型组织及其管理软件开发 何麟生 学习型组织 采用计算机进行现代化企业管理是一件新生事物，既有成功的潜质，又有失败的风险。为了使企业信息化过程中进行大投入的同时，也能取得明显的效益，人们提出了学习型组织的观念和系统思维的方法，即在采用信息技术的同时，提高全体员工的素质，以增强企业学习的核心。信息技术的出现，对人们的生产和生活方式冲击巨大，只有善于学习和创新的企业才能够适应信息技术带来的变化。 许多学者认为，学习型组织与其说是一种具体组织的结构类型，还不如说是一种社会系统。他们的成员通过个人和集体的学习过程，自觉地、共同地不断改进组织系统的业绩。根据这个定义，一个组织应该是一个学习系统。p．smith提出了学习型组织的过程框架模型，如图1所示。 
三环式模型实际上可以看成是简化的系统动力学的因果模型，便于把多维事物的因果关系用系统思维的方法加以认识和处理。无独有偶，美国国防部提出的cals模型也是一个三环框架，和前面的学习模型很相似，其框图如图2所示。 
cals原来是美国国防部“计算机辅助后勤支持系统”的英文简称，但在开发过程中功能和应用范围不断扩大，最后被改称为用计算机网络技术支持的“连续采办和生命期服务工作系统”。cals的三环模型把信息技术作为增加能力的主要手段，在组织战略方针的指导下，通过推动管理过程的改革，从而大大提高用户的工作效率，因此也被称为“以光速进行商务”。 把信息技术作为学习型组织提高能力的要素，会比单纯依靠传统方法来学习具有更大的优势，从这个含义上说，信息技术的充分运用是建立学习型组织的基础和前提。 那么，如何充分运用信息技术呢？这便需要计算机支持的协同工作！ 计算机支持的协同工作 计算机支持协同工作（cscw，computer supported collaborative working）是一种基于业务过程驱动的、一群人共同在网上工作的方法。它是在网络技术大发展的环境中，把业务过程和计算机软件密切结合的一种再造工程，是学习型组织开展工作极为有力的手段。cscw的思想在70年代就已经提出来了，但是由于技术条件的限制，没有能够普遍推广。随着计算机和网络技术的进步，群件（groupware）技术得到迅速的发展，计算机支持协同工作的方法在90年代逐渐成熟起来。 cscw的主导思想认为，现代化的企业机构应该是扁平的，管理方式是走群众路线的，协同工作是完成技术集成或业务管理的基本方法。它摒弃了以部门为基础的条块分割的管理方式，强调加强横向联系，减少中间环节，实现过程驱动，因此十分有利于推动企业的组织化学习，培养团队精神，建立共同远景，不断实现自我超越，促进系统性思维。由此可见，cscw的中心思想是面向成组的人一起共同工作，比较适合工程项目咨询信息化的应用方案，特别适用于工作程序不十分固定、带有创新性质、同时还需要很强的专业化业务知识的工作。 cscw把协同工作分为四种活动： ＊工具性活动：利用信息技术把工作内容转化为电子文本，如文字、图纸、图表、图像、声音和影像等多媒体文本； ＊通讯活动：把电子文本通过网络传输到需要文本的对方，通讯可以是交互式的，也可以是单向的； ＊讨论性活动：在接到他人电子文本后的深化理解，可以就事论事，也可以借题发挥，扩大思路； ＊战略性活动：用自己的意图影响别人的活动，如审查、评估或批准，以取得共同的效果。 在我们的日常管理中，这四种活动是不断反复循环进行的，而cscw则针对这四种活动设计了相应的计算机工具，在一个大家共享的网络平台上能够无缝地实现。由此可见，cscw是一个很好的集成平台，可以比较方便地把学习型组织模型中的各环意见集中起来，cscw的四种活动和计算机工具的关系如表1所示。
学习型管理软件 群件是cscw的技术基础，lotus domino notes是群件中的佼佼者，在国际上许多大型跨国公司中得到了广泛采用。domino notes采用客户机／服务器结构，能够把电子邮件和数据库紧密结合在一起。它解决了普通办公自动化软件没有数据库的问题，同时又集成了强大的网络功能，能够利用各种协议的通讯方式进行远程数据库复制，与大型数据库交换数据；domino还具有web网站功能，可以直接用浏览器软件访问数据库。因此，domino notes是建立internet／intranet企业网的理想平台。domino notes的功能虽然很强，但是对硬件的要求并不高，安全性很好，编程方法比较简单，有一些电脑基础的人，经过短期培训就可以掌握，很适合在咨询专家在这一类人群中推广。 事实上，实现企业的信息化不单纯是计算机专家的事，需要所有使用者共同参与，在这种情况下，采用学习型组织方式是解决问题的一种有效选择。这儿以中国国际工程咨询公司（简称ciecc）为例来说明学习型企业管理软件的开发。1992年底，在咨询专家的协助下，ciecc制定了计算机应用战略计划，并于1993年公司迁入新大楼之前，在每一个办公室进行了结构化网络布线，为全面推行管理信息创造了有利的条件。为实现咨询业务的信息化，必须从公司的领导到基层专业人员都要共同学习计算机技术，共同改变观念，共同改革业务流程，共同建立新的规章制度。这是一个庞大的学习工程，采用学习型组织的方法，ciecc比较顺利地实现了计算机辅助项目评估的全过程管理，开发了基于notes下的pa系统（project appraisalinformation support system）。根据“一个项目建一个数据库”的原则，pa不是局限于具体的部门或职能，这就保证了跨部门的信息畅通。在pa开发的设计中，严格遵守iso9000原则，一切工作都有文件依据，所有工作都由过程完成，把文件的生成过程作为业务流的基础。这样一来，pa就可以管理任何一个从立项到完成的评估项目全过程。 ciecc的pa系统是交互式系统，任何一个授权的成员，都可以在任何一个文件的屏幕上利用“响应”按钮，在弹出的表单上提出自己的意见。这些意见的内容、提议人、提出时间、意见类别等全部记录在案，责任分明。在这个环境中，人们的级别被淡化了，在网络上人人平等。所以pa是一个集思广益、群策群力、相互帮助、共同提高的理想场所。 pa系统除了notes外，还有一个建立在关系数据库上的pa资料库。资料是项目评估的原料，资料的采集、存储、检索、查询又是很费时的，需要适用的信息技术来解决这个问题。ciecc通过采用快速扫描和大磁盘结合光盘的方法，在网络上解决了大容量数据的存储和查询问题。 pa的开发采用了学习型组织的方法，主要目的不是就任务论任务，而是致力于培养和提高企业的核心能力，其意义就远远超出了pa系统的范围。把它作为一种实现企业信息化和推行业务过程重整的有效模式，具有普遍意义，因为这种模式具有以下特点： ＊采用以过程或项目建立数据库的方法具有很好的可操作性。过去按部门或职能来建立信息系统很容易形成一个个信息孤岛，而采用“一个项目一个数据库”的做法可以把全部过程放在一个共享数据库中，这对于大多数项目管理都是实用的。 ＊它解决了改革业务流程往往需要先变动机构和体制的难题。采用cscw方法，可以在现有机构不作出大变动的情况下，很快建立一个“虚拟组织”，在网络上可以进行仿真运作，在取得经验后再改革组织机构。 ＊pa软件开发采用了软件再造工程（software reengineering）的方法，即采用了比较成熟的框架软件，在此基础上实现用户化。这样可以比较方便地实现快速原型法，软件是在边试用边修改的反复循环中开发的，具有很强的实用性。如果进一步加以完善和包装，加上相应的服务，就可以成为一系列有工程咨询特色的信息技术产品。 ＊有较好的可移植性。采用这种方法以后，公司内的计算机的综合应用水平得到了大幅度的提高，有效调动了最终用户的积极性。在业务专家的倡议下，pa模式已经移植到了专题研究项目上。 ＊把学习型组织和管理信息化结合起来符合信息时代的发展趋势。今后会有更多的经验涌现出来，进而推动企业深化改革的步伐。 在激烈的市场竞争中，企业的竞争力不仅意味着一时畅销的产品，更重要的是，要有精心培养出来的、与众不同的核心能力。学习型组织的目的就是提高企业的核心能力，但是，如果学习型组织不和信息技术相结合，也就是在三环模型中缺了一环，学习型组织的目的也就难以实现。学习型组织是在信息技术应用大发展的背景下产生的，没有信息技术的支持，这些新理念就很难存在。 |
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