| 出版日期：1998-11-16 总期号：777 本年期号：87 |
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会议与会议技术
3m 开会是人们日常生活中的一项必不可少的活动。人们利用这种方式作出决定、宣布信息、采纳与会者的建议，解决生产和生活中的问题。传统的会议形式往往使与会者奔波于异地的会议之中，这无疑会浪费大量的宝贵时间、加大营业成本。也许你有过这样的感受：急急忙忙赶去开会，而所作的—切只不过是占了个席位而已。据统计，会上真正讨论问题的时间往往只占会议时间的25－60％。而繁琐的会议组织程序和拙劣的计划所造成的时间浪费，经常在50％以上。随着电子邮件、因特网作为商务工具的普及和广泛应用，人们对在实时情况下提供大量资料共享的需求与日俱增，许多公司己将目光投向了语音会议和可视会议。 语音会议不同于电话交谈，它包括至少两个地方，两个以上的人参加，其特殊设备可简单到只有一个对讲机，也可复杂到包括麦克风、扬声器及多点“音桥”技术。桥式服务由电讯服务部门提供，它准许多个地方拨入同一电话号码，从而连接或“桥接”到同—听众领域。这是一项非常有用而基本的技术，因为到处都有电话，通过它人们就可以一起加入到—个语音会议中去。语音会议的缺点是只闻其声不见其人，不易识别发言者，而且人们经常会同时发言，使他人难以区分。成功的语音会议需要与会者遵守协议，如果有人有话要讲，则要宣布谁讲谁问。 通过—根电话线或局域网连好的资料会议系统工具，允许在各个地方的人们讨论资料时，实时地看到并编辑同一信息，若一地信息有改变，则会立即出现在其他相关处，从而消除了查看相同文件或单页稿件造成差异时所必须的说明和引起的混乱。 与只闻其声不见其人的语音会议不同，可视会议允许远程参与者能够相互看到和听到。尽管它不及语音会议普及，然而可视会议技术正迅速向标准化发展，价格也在迅速降低，使购买者在经济上越来越能够承担，相信不久便会成为异地会议的重要开会手段。可视会议能提供与会者的视觉资料，这在分组活动和处理敏感且有争议的问题时显得尤为重要，会议的参与者可以同时从资料系统的文件照相机或计算机中看到并评论相关的资料与图形，使可视会议十分像—个活生生的面对面会议。如果开会时不想作笔记，与pc机连接的数字电子白板可以把注释直接送入计算机然后打印出来，或用e－mail上internet或intranet发送出去，这样可使每个与会者都能专心参与讨论。 如果把先进的会议技术纳入企业的标准运行系统，必将减少会议时间，免去异地奔波之苦，提高工作效率，增加经济效益。 |
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