| 出版日期：1998-11-16 总期号：777 本年期号：87 |
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共享excel与access数据
汪晓华 一、将excel数据清单转换为access数据库 若将excel数据清单转换为access数据库，则数据将只保存在access中。此后，对access数据库进行的一切修改将不会反映到excel数据清单中；对excel的一切修改也不会反映到access数据库中。 1．在excel数据清单中单击任一单元格。 2．在“数据”选单中单击“转换为ms access”。 3．在接下来出现的对话框中，如果要为数据清单创建新数据库，请单击“新数据库”；如果要在现有的access数据库中追加数据清单的数据，请单击“现有数据库”。然后，在“现有数据库”下方的编辑框中键入数据库路径。此时，对excel数据清单有下列限制： （1）字段名必须和现有的access数据库中字段名完全相同。 （2）字段列数不一定与现有的access数据库中字段列数相同，必须小于或等于它。 （3）列表字段顺序不一定与现有access数据库中列表字段顺序相同，如果不同，程序会自动调整为与access数据库中列表字段顺序一样。 4．单击“确定”按钮。 二、创建excel数据透视表时，获取access数据源 如果我们正在access中工作，可以采取如下四种办法： 1．将excel数据导入access中 （1）在access的“文件”选单中，将鼠标指向“获取外部数据”子选单，然后单击“导入”命令。 （2）在“导入”对话框的“文件类型”框中单击“microsoft excel”选项。 （3）在“查找范围”列表中，确定需要导入文件的位置，然后双击该文件。 （4）按照“导入电子表格”向导中的提示操作。 2．在excel中分析access数据 （1）在access的“数据库”窗口中，单击希望在excel里使用的表、查询、窗体或报表。 （2）在“工具”选单中，将鼠标指向“office链接”子选单，然后单击“使用microsoft excel进行分析”命令。access将把表、查询、窗体或报表保存为excel工作簿（．xls）文件，然后在excel中打开该文件。保存文件时将使用当前工作文件夹中表、查询、窗体或其它数据库对象的名称。如果有一个主窗体和一个或多个子窗体，或是有一个主报表和一个或多个子报表，access在工作簿中将只保存主窗体或主报表。access数据库仅是在excel工作簿中保存了它的一个备份，此时excel中的工作表和access中的数据库编辑修改互不影响。 3．将access记录复制到excel工作表中 （1）在access中，打开需要复制其中记录的表、查询或窗体。 （2）选定需要复制的记录。要复制指定的列，请拖动选择列标题。 （3）切换到excel中。 （4）在需要显示第一个字段名称的工作表区域左上角单击。 （5）复制的记录将替换该区域中任何已有的单元格。 （6）单击“粘贴”按钮。 以上的几种方法，虽然实现了数据共享但都无法实现excel工作表与access数据库的链接，要想实现链接唯一的方法是： 4．在access数据库中链接excel工作表 导入的excel工作表是在access数据库中保存了它的一个备份。在这一过程中，access中的任何修改，源表或源文件都不会随之改变。而链接excel中的数据使得用户能够读取excel数据源中的数据，并且对access数据库的修改，会随时反映到excel工作表中，对excel工作表的修改也可以随时反映到access数据库中。access数据库中并没有excel工作表的备份。access使用不同的图标来代表链接表和存储在当前数据库中的表。如果删除链接表的图标，将会删除对表的链接，但并不删除外部表本身。具体操作是在access的“文件”选单中，将鼠标指向“获取外部数据”子选单，然后单击“链接表”命令。以后的步骤与“导入excel工作表”完全类似，不再详述。 |
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