出版日期：1999-08-09　总期号：847　本年期号：57

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用word2000处理电子邮件 田求 　　将文档随电子邮件发送 　　如何将编辑好的文档随电子邮件发送出去呢？我们先来看一下在word 2000出现之前如何完成这个操作：如果用户需要把一个文档发送给别人，那么，首先打开文字处理工具（例如word 97），然后，在其中编辑该文档文件，将文档文件编辑完成后，再执行一个电子邮件软件（例如outlook或者foxmail），将该文档文件作为邮件附件发送出去。一个文档文件的发送要启动两个处理程序（文字处理工具和电子邮件软件）！现在可方便多了，用户可以在word 2000中编辑要发送的文档文件，然后不用启动电子邮件软件，在word 2000内就可以直接将文档文件寄出去。 　　具体的操作步骤如下： 　　1．打开word 2000，进行相应的文档文件编辑。 　　2．选择文件主选单下的“发送”，屏幕上出现“发送”下拉选单，如图1所示。 　　图1 “发送”下拉选单 　　3．选择“发送”下拉选单中的“传送收件人”，这时并没有启动outlook等邮件软件，屏幕上将出现发送邮件的界面，如图2所示。 　　4．点击“地址”按钮，出现通讯簿的对话框。在“键入名称或直接从列表框中选择”中选择希望作为邮件接收者的电子邮件地址，并点击“收件人”按钮。 　　图2 发送邮件的界面 　　5．点击“确定”关闭地址簿对话框。 　　6．在主题一栏输入希望传输文档的主题，缺省情况下，文档的文件名作为邮件的主题。 　　7．在消息正文框里可以输入任何相关的信息。 　　8．在传送方式中，用户可以选择不同的传送方式。word 2000为用户提供了两种传送方式：“依次传送给每个接收者”和“同时传送给所有接收者”。 　　“依次传送给每个接收者”：word 2000将这个文档依次传送给每一个接收者，每一个后续者都会看到它前面接收者的说明。 　　“同时传送给所有接收者”：word 2000将多个文档副本同时传送给每一个接收者。 　　9．如果用户想在发送文档之后，使这个文档返回给发送者，可以复选“结束后返回”选项。 　　10．如果用户想在发送文档时跟踪文档的发送位置，可以复选“跟踪状态”选项。这样，当这个文档发送给“收件人”列表中的每一个接收者之后，将发送给发送者一个提示信息。 　　11．如果用户想在发送文档时对其进行保护，可以选择“保护”的方式，word 2000中提供了四种保护方式：“无”、“批注”、“修订”和“窗体”。用户可以从保护的下拉列表框进行选择，如图3所示。 　　图3 保护的下拉列表框 　　“批注”：可以使接收者有权利在文档中添加批注。 　　“修订”：可以使接收者有权利修改文档和在文档中添加批注。 　　“窗体”：可以使接收者有权利在文档的窗体中输入相应的信息。 　　12．点击“发送”按钮，即可将文档发送给所有的接收者。 　　直接将文档作为邮件的正文发送 　　用户也可以直接将文档当成邮件的正文发送出去。具体的操作步骤如下： 　　1．打开word 2000，进行相应的文档文件编辑。 　　2．选择文件主选单下的“发送”，屏幕上出现“发送”下拉选单。 　　3．选择“发送”下拉选单中的“邮件收件人”，这时并没有启动outlook等邮件软件，屏幕上将出现发送邮件的界面。 　　4．在发送邮件的界面中，收件人一栏填入邮件接收者的电子邮件地址。 　　5．用户也可通过通讯簿选择邮件接收者的电子邮件地址。点击收件人前面的按钮，屏幕上出现“选择收件人”窗口。在“键入名称或直接从列表框中选择”中选择希望作为邮件接收者的电子邮件地址，并点击右边的“收件人”按钮。点击“确定”关闭收件人对话框。 　　6．在主题一栏输入希望传输文档的主题，缺省情况下，文档的文件名作为邮件的主题。 　　7．用户也可以对要发送的文档进行编辑，这时所进行的编辑处理与普通word文档处理没有什么两样。 　　8．点击“发送副本”按钮，即可将文档发送出去。 　　word 2000中接收者对邮件的处理 　　在word 2000中，作为文档的接收者，可以对邮件进行如下处理： 　　1．使用通常的方法，借助邮件软件（例如outlook或者foxmail等），将邮件从邮箱中取回到本地硬盘。 　　2．启动word 2000，打开这个接收到的文档。 　　3．根据发送者保护设置的方式不同可以进行如下处理： 　　如果文档只被赋予添加批注的权限，则点击“插入”选单下的“批注”选项，屏幕上出现批注窗口。在批注窗口中添加相应的批注，并点击“关闭”按钮，退出批注窗口。 　　如果文档被赋予添加修订的权限，则接收者可以按照自己的意愿修改文档，修改过程中，word 2000将自动使用修订标记对其进行标注。 　　如果文档作为一个窗体被保护，接收者只能填写发送者所设置的各种窗体域，对其它内容则不能修改。 　　如果用户想将处理后的文档发送出去，选择“文件”主选单下的“发送”，屏幕上出现“发送”对话框，询问是否用传送名单或者不同传送名单发送文档。根据需要选择并点击“确定”按钮即可。