| 出版日期：2000-10-01 总期号：164 本年期号：10 |
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K/3企业管理软件在北京开关厂的应用
一、企业简介 北京北开电气股份有限公司（简称：北开）是北京市国有工业企业的重点单位，全国五大开关制造企业之一，是全国机电、机械制造行业的知名企业。北开现有员工4500余人，占地19万平米，是中国研究制造高低压电器、高低压成套配电装置及核电站控制设备的综合性国有大型企业，是为大型发电厂、变电站、石油、化工、钢铁、铁道、城市电网、大型建筑提供成套电器开关的制造厂。1996年“北开”品牌系列产品在同行业中率先通过国内外ISO9001质量体系认证及ISO14001环境体系认证，1997年通过SGS公司（英国注册）认证。且产品已远销世界各地，在国内外重点工程中均有出色业绩。 
图1 二、企业组织机构和信息化历史 北开按照现代企业制度的法人治理结构，采取子公司、分公司的模式，以子公司、分公司为利润中心，在建立健全管理控制系统和必要制度的基础上，股份公司对分公司既有目标牵引和利益驱动，又有程序可依和制度保证，形成具有活力、高效、稳定的局面。此次进一步提高信息化建设，北开是在图1所视的组织机构中全面地使用企业管理软件。 北开从1985年开始电算化进程，1986年建成企业局域网，先后购置了两套不同的商品财务软件，一套运行了数年，另一套一直没有投入正式使用。由于公司发展迅速，1993年原用的系统已不能满足实际应用和管理的需要，公司转而全面使用自行开发的财务系统软件，包括总账系统（含报表功能）、工资系统、仓库及采购核算系统、产成品销售核算系统、应收账款系统等，其中的总账系统和工资管理系统于1996年通过了北京财政局会计核算软件评审委员会的严格考核验收。北开的管理与信息化技术已具有相当的水平。但由于原系统仅完成财务的管理，而企业分公司的业务管理仍采用传统的手工模式，总部部门与分公司间形成信息孤岛，企业信息未能全面共享，领导不能及时地全盘掌握分子公司的生产与经营状况。随着行业竞争越来越激烈，北开深刻认识到信息共享的重要性。 同时北开一直在探索如何全面提高企业竞争力，认为要实现此目标关键是降低产品的成本和提高对客户的服务质量，这需要管理全面的企业管理软件支持。为此北开派出专业人员考察了国内主要的企业管理软件供应商及其产品，其中包括“金蝶”、“用友”、“新中大”、“安易”、“富港”等。北开选择软件的侧重点表现为：一是购销存的流程是否和北开一致，功能是否满足需要；二是产品价格的合理性。经过专业人员认真的分析、比较，认为K/3开发技术先进和软件流程与北开实际业务流程一致，清晰顺畅，同时性价比高。1999年北开决定采用金蝶公司的K/3企业管理软件。 三、企业网络与硬件方案 北开现分为北开电气股份有限公司和旧的北京开关厂两个局域网。 1.北开电气股份有限公司局域网 以财务部为中心，使用了三台COMPAQ服务器，型号是：PROLTANT 3000和PROLIANT 800，CPU频率为500MHz，内存为512MB，K/3工业V8.0的数据库和中间层分别装在不同的服务器上；局域网内共有站点60余个，最远的的站线长达500米，其中使用K/3工业V8.0的工作站共39个，均使用Windows NT操作系统。 系统中共启用了13个账套，分别为：公司总部1个、物资供应分公司1个、加工分公司5个、产品分公司6个。 2.旧的北京开关厂局域网 旧的北京开关厂被北开人称为“北开母体”，独立成一局域网，有4个工作站，操作系统是 Windows NT。 北开网络拓扑结构如图2所示。 
图2 四、软件应用方案 北开根据组织机构设置和管理需要，经过严格考察和慎重的选择，决定采用的软件应用方案（如表1所示）。
五、系统实施和应用 （一）成立专项实施小组 系统的成功实施是决定系统能否在企业中成功使用的关键。为确保本次实施成功，双方指定人员共同成立专项项目实施小组负责具体实施，项目实施小组负责人对实施进程进行密切的跟踪与监督，确保实施进度和效果。北开公司领导出任小组负责人，各分公司的主要负责人均是实施小组的成员，金蝶公司总部和北京分公司派出了专门的工程师与实施顾问负责此项目。 （二）培训 金蝶对北开具体操作人员进行了集中和专业的培训。为了北开操作人员能更熟练地使用系统和进一步掌握操作技巧，金蝶公司在此次整体培训后，还进行了多次的个别培训。通过培训，北开的工作人员基本上都已掌握了其所用模块的使用方法。 （三）系统初始化 项目实施小组经过客观分析、深入研究，决定采用分步实施的方法： 1.一个月在财务部门实施总账、报表等财务系统，实现财务系统的功能； 2.两个月各分公司全面实施采购、销售等业务系统，实现K/3企业管理软件V8.0在北开的全面应用。 由于K/3企业管理软件V8.0系统的所有功能模块的信息和数据完全实现共享，所以基础资料的录入只需在一个模块完成后，其他模块不需再重复录入。根据实施步骤安排，在财务部门完成基础资料的录入工作。 （1）供应商、客户、仓库、部门和职员等资料 北开拥有固定供应商600家左右，遍及全国各地和国外的客户2000多家。由于K/3企业管理软件V8.0系统提供可以按地域等条件进行无限制分级管理功能，北开把供应商和客户按省市地区合理分类后，实现众多的供应商和客户得以有序、科学的管理，采购人员可迅速查询到要找的供应商，而销售人员可准确统计和查询相关的客户资料。 仓库资料、部门也进行分级定义和管理。 职员是以工号为代码进行管理。 （2）物料资料和BOM（产品结构） 北开产品形成过程主要如下： 计划部门根据电器开关的销售合同和企业制定的电器预设制定生产计划； 物资供应分公司根据生产计划完成采购，采购主要分为三种方式：原材料采购、外协件订货和电器元件采购； 由弹簧加工分公司、钣金加工分公司等5个加工分公司通过生产领料领出所需材料，进行加工生产得到不同的半成品； 由高压断路器分公司、中压开关分公司等6个产品分公司领出半成品后进行再加工和装配，得到不同系列、应用于不同用户的产成品； 由质检部门对产成品进行检验，将合格产品入到成品库用于销售。 北开产品专业性强、构成复杂，所以北开的物料无论是原材料、半成品、产成品系列众多，纷繁复杂。如何合理科学地分类和管理，便于采购部门单据录入，销售部门查寻，仓库部门记录、统计、分析和收发货等业务的完成显得非常重要。经过客观分析，决定采用更合理的物料编码和分类方法。 由于从原材料到最终成品的配合方案灵活多变，故北开的BOM（产品结构）采用根据需要灵活定义的方式，以满足实际业务和市场变化的需要。 （3）会计科目、计量单位、币别信息等资料 北开科目设置是依据股份有限公司会计制度规定，一级科目设为4位，一级科目下设子科目或核算项目。北开认为K/3企业管理软件V8.0系统支持灵活且多级的核算解决了实际核算中的许多问题，对此深表满意。 通过设置计量单位组实现多计量单位；币别支持多外币。 其他相关的业务资料和企业基本信息均在初始化过程中经过合作双方的密切配合得以顺利完成。 （四）部门实际应用 北开属于集团式的统一又相互分工的管理模式，财务相关的记录、统计和分析管理由财务部统一完成，产品的销售由销售部统一完成，供应分公司负责基础原材料和配件的采购工作，企业下属12个分公司分别完成不同而又相互关联的生产业务，K/3企业管理软件V8.0具体应用后使北开的运转成为有机整体，如图3所。 
图3 归纳起来北开使用K/3企业管理软件V8.0实现了如下几种部门的具体应用： 1. 采购部门（供应分公司）：未使用系统前，供应分公司是根据生产计划和仓库每日送达的仓库收发表人工计算应采购物料和数量，手工制定采购订单。使用系统后可选用考虑库存和不考虑库存的状态结合产品结构（BOM）由销售订单自动生成采购申请，进而做采购订单、采购发票，相同的信息只需录入一次后，其他的相关单据均可选单生成，解决了以前每次单据都要手工重新填写的烦恼。大量的统计、分析运算由系统自动完成，节省了工作人员的大量工作。各种采购报表准确记录物料的收货、订货情况，可以对供应商的供货价格和结构进行分析，据此采购人员可做出降低采购成本的最佳选择。 2. 销售部门：由于K/3系统的业务流程设计和销售部的实际业务流程相一致，销售部根据开关合同直接用系统制作销售订单、销售出库通知单、销售发票等单据。以前销售部由于不能随时知道库存情况，紧急发生的销售业务不能准确处理，现在在K/3的任何录入界面都可看到即时库存，销售部门充分享受到了信息共享的方便性和实用性。销售收入、销售发货的统计是重要而工作量大的工作，由系统来做即及时又准确；通过客户档案、市场信息的收集，反映出市场的需求情况，为领导决策提供客观的分析资料，同时公司领导可随时掌握销售部门的经营业绩。 3. 仓库部门（各分公司）：根据采购部门的收货通知单和客户的发货通知单对送到的货由质检部门检验后作总仓入库；各分公司根据具体使用情况作领料后分别入到各自的仓库中。使用系统后实现了及时记录各部门的领用和各种出入库情况，完成不同事务的出入库处理和跟踪，准确记录和统计实际库存，同时提供丰富的账表，解决了库存不清的难题。 4. 财务部：工业核算系统核算不同事务类型的出入库成本，自动生成凭证由总账使用；采购发票审核的同时财务部门可通过应付款系统进行应付款可管理；销售发票审核的同时应收款系统可立即进行应收账款的统计和管理，结合工资、固定资产等系统完成对北开的财务数据全面的记录、统计和分析，信息的共享使企业财务业务一体化管理成为现实。 （五）具体问题的解决 1．北开原系统数据转换到新系统 北开原系统基础数据量大，希望通过数据转换直接引入K/3企业管理软件。金蝶公司切实考虑用户的需求，决定通过切实的行动实现现有信息的充分利用，减少北开工作人员的工作量，派专人开发了接口，成功地将原系统的数据引入K/3系统。 2.由于北开业务量大，为实现真正高效的工作，在金蝶公司工程师的指导下制定了标准流程，简述如下： 采购从收料通知单录入，须录入价格，在无发票时作暂估处理，同时录入发票，通过发票与入库单的业务编号进行审核。 销售从订单做起，通过选单完成销售发票和出料通知单。 核算系统完成核算和自动生成凭证功能。 3.北开是根据销售合同（销售订单）和电器预投生产，要求对销售订单进行跟踪和管理 针对这一要求金蝶公司的工程师提供了两种方案： （1）根据销售订单自动生成采购申请单，据此自动生成采购订单，完成采购业务； （2）根据销售订单生成生产领料单，完成生产后进行产成品入库和销售出库，实现对该销售订单的跟踪和管理。 销售订单自动生成生产订单，根据实际情况考虑库存或不考虑库存，生产订单按BOM单综合展开自动生成采购申请单和生产领料单，分别在采购模块和仓存模块进行处理，最后生产产品入库连接生产订单，对应相关的销售订单，完成相关的订单跟踪的过程。 北开通常采用第一种实现方法，根据具体情况灵活采用第二种方法。 4.管理中最大的难题：库存不清且不能及时掌握。北开物料品种较多，仓库中经常没有一个准确的数字；时常存在库存材料不配套或某些材料过剩而部分材料短缺，这样既占用了过多的资金，又不能达到很好的使用效果。 北开各分公司的仓库使用了K/3系统后，实现了对仓库实际业务的有效跟踪和控制。企业领导可以及时查询各种统计和分析报表，全面地掌握库存情况。 （六）实施验收 北开由于有较好的计算机应用基础，对实施过程中遇到的困难有相应的准备，对实施过程顺利进行起了重要的作用。北开和金蝶公司的实施人员沟通良好，积极配合，同时项目小组的双方领导均保持高度的关注和监督，确保了实施进程的按计划完成。系统实施完成后双方对合作项目共同进行了验收，北开对此合作表示满意。 （七）应用K/3企业管理软件V8.0系统的感受和体会 北开原来使用自行开发的系统，但由于对原系统的反映不及时、信息不能充分共享等不便之处有深刻体会，在使用K/3企业管理软件V8.0系统之后的几个月中，认为企业通过使用管理软件可解决许多原有模式存在的弊端，对企业管理的多方面都有提升和帮助。 1.K/3企业管理软件充分体现了“数据一次录入，信息完全共享”的优势。通过使用系统，企业各部门（以前的信息孤岛）融为一体，开票室不必每天向成品库要库存报表，也不必向财务部门送销售报表。通过计算机，任何有权限的人都能查到当前的库存量、销售量等相关数据。 2.K/3企业管理软件的使用不仅提高了工作效率，而且把众多员工从繁杂的工作中解脱出来，为公司提供更有用的管理信息，花更多的时间参与企业的管理。 3.手工管理模式时数据资源不能共享、信息滞后，公司高层很难从总体上把握大局。使用K/3企业管理软件V8.0系统后，使高层管理者可及时、准确地了解和掌握各个部门的情况，能及时准确地得到第一手财务业务资料，便于做出决策分析。 4. 软件实施过程中，各部门全员参与，相互沟通、协调、理解和配合，因此促使员工相互理解、支持，从而培养了企业的团队精神，提高企业的团队力量。 北开认为K/3企业管理软件V8.0产品技术先进（特别是远程查询及实时操作）、海量数据库、安全性高；界面友好、操作简单、易于使用；业务流程处理清晰易懂、简洁而全面，很适合北开使用，尤其称道的是金蝶公司工程师的敬业精神和良好的售后服务。通过对K/3企业管理软件V8.0系统的使用，基本实现了北开上系统之初的期望，同时还有许多意外收获。客户提高了信任度，在同行中提高了声誉。通过系统的使用引入先进的管理模式和先进计算机及网络系统为公司的管理提供先进工具，进一步理顺了业务流程和管理规范，实现公司内部信息资源的高度共享、交换及利用，使公司成员在生产和经营过程中提高了工作效率，从而使公司的投资得到很高的回报。 |
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